Listen
Eine Art der Informationsdarstellung bieten Listen. Kurze, gleichartige Informationen werden als Liste mit Aufzählungszeichen dargestellt. Somit erhält der Leser einen schnellen Überblick und muss sich nicht durch lange, verschachtelte Sätze quälen. Nummerierte Listen eignen sich besonders gut, um Abfolgen (z. B. Schritt-für-Schritt-Anleitungen) darzustellen. Unterscheiden muss man diese Listen von Gliederungen.
In einer Gliederung steht zwar auch eine automatisch erzeugte Zahl vor dem jeweiligen Absatz, diese hat aber textstrukturierende Funktionen und ist hierarchisch geordnet. Durch die Gliederungsnummern bei Überschriften wird auf den ersten Blick deutlich, wie der einzelnen Abschnitt im Gesamttext verortet ist.
Formatierung
Zunächst wird der Text, der mit Nummerierungen bzw. Aufzählungen versehen werden soll, ganz normal geschrieben. Jeder Absatz wird mit der Return-Taste als solcher definiert. (Das ¶-Symbol erscheint am Absatzende, wenn diese Zeichen aktiviert sind.) Alle Absätze, die als Liste formatiert werden sollen, markieren. Über Format > Nummerierung und Aufzählungszeichen gelangt man in das Dialogfenster „Nummerierung oder Aufzählungszeichen“ (auf den Reiter achten). Word bietet für die Gestaltung von Listen verschiedene Attribute an:
- Aufzählungszeichen – jeder Listeneintrag wird mit demselben Zeichen oder Symbol eingeleitet (•, »)
- Nummerierung – jeder Listeneintrag wird mit einer fortlaufenden Nummer und/oder festem Text eingeleitet. (Schritt 1, Schritt 2 oder a), b), c) usw.)
Hinweis:
Die entsprechenden Buttons (
) in der Format-Symbolleiste sollten nicht verwendet werden. Word ist sehr willkürlich und der Anwender hat keine Kontrolle, welche Informationen aktuell hinter diesen Buttons gespeichert sind und wie sich diese schnelle Formatierung auf andere Listen im Dokument auswirkt.
Wenn die Buttons doch verwendet wurden, dann taucht genau das Problem auf. 0,63 cm Einzug/hängender Einzug und 1,27 cm Tabulator (bei Aufzählungspunkten) mogeln sich in die Formatvorlage hinein und gehen nur manuell wieder raus.
Wenn man bereits formatierte Listen dieser Art nacharbeiten bzw. korrigieren möchte bietet sich folgender Weg an:
- Absätze markieren.
- Aufzählungspunkte bzw. Nummerierung über die Buttons in der Symbolleiste ausschalten.
- Absätze mit einer neutralen Formatvorlage (z. B. Standard) formatieren.
- Absätze mit der korrekten Formatvorlage für Listen formatieren.
Um ein wirklich gleichartiges Aussehen von Listen zu gewährleisten, führt kein Weg an einer speziellen Formatvorlage für jeden Listentyp vorbei. Änderungen können somit auch global durchgeführt werden. Die Option Listenvorlagen helfen meiner Meinung nach leider nicht wirklich weiter, sicher sind auf Fälle Absatz-Formatvorlagen, denen entsprechende Listen-Attribute hinterlegt sind.
Tipp:
Wird innerhalb eines Listeneintrags eine neue Zeile oder eine Leerzeile benötigt, dann bietet sich ein weicher Zeilenumbruch Umschalten+Return an. Ein neuer Absatz würde einen neuen Listeneintrag erzeugen.
Aufzählungen (nicht-nummerierte Listen)
Die Absatz-Attribute für Aufzählungen werden über den entsprechenden Dialog (Format > Nummerierung und Aufzählungszeichen > Aufzählung) festgelegt.
- Über Format > Nummerierung und Aufzählungszeichen den entsprechenden Dialog aufrufen. Hier muss zwingend der Reiter Aufzählung ausgewählt werden.
- In der Galerie mit den 8 Feldern können verschiedene vordefinierte Aufzählungssysteme ausgewählt werden.
- Über Anpassen… gelangt man in das Herz der Einstellungsoptionen für die Aufzählung, das Dialogfeld Aufzählung anpassen.
- Unter „Aufzählungszeichen“ ein Feld mit einem Aufzählungszeichen auswählen und ggf. mit den Buttons „Schriftart“, „Zeichen“ oder „Bild“ bearbeiten.
- Position der Nummer festlegen [Details].
- Textposition festlegen [Details].
- Am Ende mit OK bestätigen.
Nummerierung (nummerierte Listen)
Hinweis:
Nummerierte Listen in Word sind ziemlich fehleranfällig. Insbesondere kann man nicht verlässlich festlegen, wann eine Listennummer fortgesetzt wird bzw. wann eine Listennummer wieder bei „1“ anfangen soll.
Die hier beschriebene Grundfunktionalität ist nicht sehr stabil und kostet auf die Dauer ziemlich viele Nerven.
Die Absatz-Attribute für Nummerierungen werden über den entsprechenden Dialog (Format > Nummerierung und Aufzählungszeichen > Nummerierung) festgelegt.
- Über Format > Nummerierung und Aufzählungszeichen den entsprechenden Dialog aufrufen. Hier muss zwingend der Reiter Nummerierung ausgewählt werden.
- In der Galerie mit den 8 Feldern können verschiedene vordefinierte Nummerierungssysteme ausgewählt werden.
- Über Anpassen… gelangt man in das Herz der Einstellungsoptionen für die Aufzählung, das Dialogfeld Aufzählung anpassen.
- Unter „Zahlenformatvorlage“ wird das Format der hochzählenden Nummerierung festgelegt. Hier kann zwischen arabischen (1, 2, 3, …) und römischen (I, II, III, …) Zahlen sowie zwischen Buchstaben (a, b, c, …) gewählt werden.
- Bei „Beginnen mit“ kann festgelegt werden, wo die Zählung beginnt.
- Unter „Zahlenformat“ können feste Inhalte für die Nummerierung festgelegt werden, z. B. Punkte, Klammern oder auch Text.
- Position der Nummer festlegen [Details].
- Textposition festlegen [Details].
- Am Ende mit OK bestätigen.
Tipp:
Nummerierungen können auch ganz ohne variable Nummer und nur mit festen Text-Inhalten definiert werden.
Fehler in nummerierten Listen
Spätestens wenn eine zweite nummerierte Liste verwendet wird, tauchen Fehler auf, die man in Word nicht sicher und ohne ständige Nachbearbeitung abstellen kann.
| Falsche Nummerierung | Richtige Nummerierung |
|---|---|
normaler Text normaler Text normaler Text normaler Text¶ 1. Liste 1¶ normaler Text normaler Text normaler Text normaler Text¶ 3. Liste 2¶ |
normaler Text normaler Text normaler Text normaler Text¶ 1. Liste 1¶ normaler Text normaler Text normaler Text normaler Text¶ 1. Liste 2¶ |
Die Liste 1 und Liste 2 in der obigen Tabelle ist jeweils mit derselben Formatvorlage „Liste“ formatiert. Allerdings fängt in Liste 2 die Nummerierung mit einer 3. an! Dieses Verhalten ist jedoch unerwünscht. Allerdings ist es auch logisch. Die Formatvorlage kann nicht erkennen, mit welchem Absatzformat der vorherige Absatz formatiert ist. Folgerichtig werden alle Absätze mit der Formatvorlage Liste nacheinander durchnummeriert.
Lösung
Zur Darstellung der korrekten Nummerierung in jedem Listenblock ist leider Handarbeit notwendig:
- Den ersten Absatz im Listenblock markieren (hier soll die Nummerierung neu beginnen).
- Format > Nummerierung und Aufzählungszeichen > Nummerierung > Neu nummerieren > OK. Diese Option ist nur jetzt verfügbar und kann der Formatvorlage nicht zugewiesen werden.
Neu nummerieren
Diese Lösungsmöglichkeit funktioniert nicht immer reibungslos und die Tatsache, dass Einstellungen für Listen nicht in den klassischen Formatvorlagen gespeichert werden, sondern tief in der jeweiligen Anwendung abgelegt sind, sorgen immer wieder für Ärger.
Nummern- und Textposition
Die Einstellungsmöglichkeit „Ausrichtung“ legt den Erstzeileneinzug für den Listen-Absatz fest. Hier können positive und negative Werte eingetragen werden. Negative Werte machen immer dann Sinn, wenn man die Nummer bzw. das Aufzählungszeichen außerhalb des Satzspiegels über der Marginalienspalte positionieren möchte.
Für die Nummer einer Nummerierung kann unter „Nummernposition“ festgelegt werden, wie diese Nummer ausgerichtet ist, in den allermeisten Fällen ist „links“ die beste Einstellung.
Tipp:
Die Nummer bzw. das Aufzählungszeichen kann
nachträglich formatiert werden. Einfach die Absatzendemarke (¶) markieren und Zeichen-Attribute (z. B. Farbe, fett) zuweisen. Es ändert sich nur die Nummer, nicht der Text der nummerierten Liste.
Für den eigentlichen Text des Listen-Absatz kann der Abstand zur Nummer bzw. zum Aufzählungszeichen über die Einstellungen „Tabstopp nach“ und „Einzug bei“ festgelegt werden. Der Tabstopp/Tabulator legt dabei fest, wie weit nach rechts der Textbeginn verschoben wird, der Wert „Einzug bei“ definiert den Einzug für eine potentielle zweite und dritte Zeile des Listen-Absatzes.
Diese beiden Werte sollten identisch sein, damit längere Texten in Listen sauber umbrochen werden und der Text deutlich von der Gliederungsnummer abgegrenzt wird.
Einzüge für Nummer bzw. Aufzählungszeichen und Text in Listen
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