Grafiken einfügen
Zeichnungsbereich deaktivieren
Die Option „Automatisch beim Einfügen von Autoformen einen neuen Zeichnungsbereich erzeugen“ sollte man deaktivieren, da Word sonst immer einen zwar gutgemeinten aber wenig hilfreichen Bereich für Grafiken und Autoformen vorschlägt (Extras > Optionen > Allgemein).
Ebenen im Word-Dokument
Word unterscheidet verschiedene „Ebenen“ auf denen grafische Objekte positioniert sein können.
Zeichnungsobjekte (Shapes) sind wie Drachen durch eine Drachenleine mit einem Absatz auf der Textebene verbunden. Inline-Shapes liegen in einem Absatz (¶) auf der Textebene.
Ebenen in einem Word-Dokument
Grafiken aus Datei einfügen
Über den Befehl Einfügen > Grafik > Aus Datei können externe Grafiken in ein Word-Dokument eingefügt werden. Dabei gibt es drei Möglichkeiten, wie die Grafikdatei in das Word-Dokument eingefügt wird. Rechts neben dem Einfügen-Button deutet ein kleines, auf dem Kopf stehendes Dreieck an, dass sich hier noch eine Auswahlliste versteckt. Genau hier stehen die drei Möglichkeiten zur Verfügung.
- Einfügen
- Mit Datei verknüpfen
- Einfügen u. Verknüpfen
Dialog „Grafik einfügen“
Einfügen
Beim „Einfügen“ wird die Grafik fest in das Worddokument eingebunden und kann nicht mehr verlustfrei aus dem Worddokument extrahiert werden. Die Ausgangsdatei bleibt jedoch unverändert, es wird lediglich eine Kopie eingefügt. Ändert sich später die Ausgangsdatei, dann hat das keinerlei Auswirkungen auf die eingebundene Grafik im Dokument. Viele auf diese Weise eingebundene Grafiken bewirken, dass die Dateigröße der Worddatei stark ansteigt.
Es gibt einen Trick, wie man an eingefügte Grafiken wieder rankommt: Das Word-Dokument über Datei > Speichern unter als HTML-Datei speichern. Das HTML-Dokument ist zwar nutzlos, aber alle Grafiken werden als webfähige Grafiken in einem Unterordner zum HTML-Dokument gespeichert.
Mit Datei verknüpfen
Mit der Option „Mit Datei verknüpfen“ wird eine Feldfunktion im Worddokument angelegt, die dafür sorgt, dass an genau dieser Stelle im Dokument eine externe Grafikdatei angezeigt wird. Das funktioniert genauso wie in HTML für Webseiten. Die Feldfunktion sieht folgendermaßen aus (wenn die Worddatei schon gespeichert wurde):
{INCLUDEPICTURE ”../bilder/Beispiel.jpg“ \* MERGEFORMAT \d}
Dem Feldname INCLUDEPICTURE folgt eine Pfadangabe, der Schalter \* MERGEFORMAT sorgt dafür, dass das Format (Größe der Grafik) nach dem Aktualisieren beibehalten wird. Der Schalter \d sorgt dafür, dass die Grafik nicht im Worddokument gespeichert wird.
Die Dateigröße der Worddatei bleibt überschaubar, da ja nur die Feldfunktion und nicht die Grafik selber im Dokument gespeichert werden und Word läuft stabiler. In einer anderen Anwendung kann das Bild bearbeitet und verändert werden. Solange Speicherorte der Word- als auch der Grafikdateien sowie die Dateinamen gleich bleiben, wird Word beim Öffnen des Worddokuments immer die aktuelle Version der Grafik laden.
Aber auch hier gilt: kein Vorteil ohne Nachteil. Die Pfadangabe in der Feldfunktion ist relativ, d. h. der Pfad zur referenzierten Grafikdatei wird immer vom Speicherort des Worddokuments aus angegeben. Wenn sich der Speicherort des Worddokuments oder der Grafikdatei ändert, kann Word die Grafik nicht mehr finden, es erscheint eine Fehlermeldung oder man sieht nur ein weißes Feld an der Stelle, an der eigentlich die Grafik stehen sollte. Eine Aktualisierung aller Pfade ist leider nur über Umwege möglich (Suchen und Ersetzen). Deshalb müssen beispielsweise immer alle Bilder separat per E-Mail verschickt werden und es muss dieselbe Ordnerstruktur am Ziel vorliegen, wenn das Dokument korrekt beim Empfänger angezeigt werden soll.
Wie alle Feldfunktionen kann auch diese mit der Tastenkombination Strg+Umschalten+F9 aufgehoben werden. Damit wird die Grafik fest in das Dokument eingebunden werden.
Einfügen u. Verknüpfen
Die Option „Einfügen u. Verknüpfen“ kombiniert die beiden ersten Möglichkeiten. Die Grafik wird im Worddokument gespeichert und gleichzeitig bleibt eine Verknüpfung zur Ausgangsdatei bestehen. Ändert sich die Ausgangsdatei, dann wird beim Aktualisieren des Worddokuments automatisch die überarbeitete Grafikdatei angezeigt. Allerdings steigt hierbei auch die Dateigröße. Vorteilhaft ist allerdings, dass die Worddatei eigenständig behandelt und auf fremden Rechnern oder von einem anderen Speicherort problemlos geöffnet werden kann.
Verknüpfungen (Grafikpfad) aktualisieren
Ändert sich der Speicherort der Worddatei oder der Grafikdateien, dann kann Word die Pfade nicht automatisch „umbiegen“.
Fehlerhafter Grafikpfad
Das berühmte rote Kreuz signalisiert dem Anwender, dass die Pfade ins Leere laufen und die referenzierten Grafiken nicht angezeigt werden können. Es müssen aber nicht alle Grafiken wieder neu eingebunden werden, es reicht aus, die Pfadangabe zu aktualisieren. Hierbei hilft die Suche und Ersetzen Funktion:
- Die {INCLUDEPICTURE} Feldfunktion muss sichtbar sein, dazu entweder mit Strg+A alles markieren und mit Strg+F9 die Feldfunktion einschalten oder unter Extras > Optionen > Ansicht > Feldfunktionen aktivieren.
- Den Ersetzen-Dialog aufrufen (Strg+H oder Bearbeiten > Ersetzen).
- Im Feld „Suchen“ nach einen eindeutigen Bestandteil der falschen Pfade eingeben (../Grafiken).
- Im Feld „Ersetzen“ den korrekten Bestandteil des Pfads eingeben (../neu/Grafiken).
- Mit „Alle Ersetzen“ alle fehlerhaften Pfade korrigieren.
- Die Ansicht der Feldfunktion wieder ausschalten und die Verknüpfungen ggf. mit F9 aktualisieren.
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