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Grafiken einfügen

Achtung

Zeichnungsbereich deaktivieren
Die Option „Automatisch beim Einfügen von Autoformen einen neuen Zeichnungsbereich erzeugen“ sollte man deaktivieren, da Word sonst immer einen zwar gutgemeinten aber wenig hilfreichen Bereich für Grafiken und Autoformen vorschlägt (Extras > Optionen > Allgemein bzw. Datei > Optionen > Erweitert > Bearbeitungsoptionen).

Ebenen im Word-Dokument

Word unterscheidet verschiedene „Ebenen“ auf denen grafische Objekte positioniert sein können.

Zeichnungsobjekte (Shapes) sind wie Drachen durch eine Drachenleine mit einem Absatz auf der Textebene verbunden. Inlineshapes liegen in einem Absatz (¶) auf der Textebene.

Ebenen im Word-Dokument

Ebenen in einem Word-Dokument

Grafiken aus Datei einfügen

Über den Befehl Einfügen > Grafik > Aus Datei bzw. Einfügen > Illustrationen > Grafik können externe Grafiken in ein Word-Dokument eingefügt werden. Dabei gibt es drei Möglichkeiten, wie die Grafikdatei in das Word-Dokument eingefügt wird. Rechts neben dem Einfügen-Button deutet ein kleines, auf dem Kopf stehendes Dreieck an, dass sich hier noch eine Auswahlliste versteckt. Genau hier stehen die drei Möglichkeiten zur Verfügung.

Grafik einfuegen

Dialog „Grafik einfügen“

Grafik einfuegen

Dialog „Grafik einfügen“

Einfügen

Beim „Einfügen“ wird die Grafik fest in das Worddokument eingebunden und kann nicht mehr verlustfrei aus dem Worddokument extrahiert werden. Die Ausgangsdatei bleibt jedoch unverändert, es wird lediglich eine Kopie eingefügt. Ändert sich später die Ausgangsdatei, dann hat das keinerlei Auswirkungen auf die eingebundene Grafik im Dokument. Viele auf diese Weise eingebundene Grafiken bewirken, dass die Dateigröße der Worddatei stark ansteigt.

Mit Datei verknüpfen

Mit der Option „Mit Datei verknüpfen“ wird eine Feldfunktion im Worddokument angelegt, die dafür sorgt, dass an genau dieser Stelle im Dokument eine externe Grafikdatei angezeigt wird. Das funktioniert genauso wie in HTML für Webseiten. Die Feldfunktion sieht folgendermaßen aus (wenn die Worddatei schon gespeichert wurde):

{INCLUDEPICTURE ../bilder/Beispiel.jpg“ \* MERGEFORMAT \d}

Dem Feldname INCLUDEPICTURE folgt eine Pfadangabe, der Schalter \* MERGEFORMAT sorgt dafür, dass das Format (Größe der Grafik) nach dem Aktualisieren beibehalten wird. Der Schalter \d sorgt dafür, dass die Grafik nicht im Worddokument gespeichert wird.

Mit der Option „Mit Datei verknüpfen“ wird eine Verknüpfung zur Grafikdatei eingefügt. Im Gegensatz zu früheren Word-Versionen wird hier jetzt keine {INCLUDEPICTURE}-Feldfunktion im Worddokument angelegt.

Die Verknüpfung kann nur noch über Datei > Informationen > Verknüpfungen mit Dateien bearbeiten angezeigt und geändert werden (siehe Verknüpfungen aktualisieren).

{INCLUDEPICTURE} in Word 2010

Es ist aber auch in Word 2010 möglich, verknüpfte Grafiken mit Hilfe der {INCLUDEPICTURE}-Feldfunktion zu realisieren. Dazu muss allerdings direkt die Feldfunktion über Einfügen > Schnellbausteine > Feld eingefügt werden.

INCLUDEPICTURE Feldfunktion

Dialog „Feld“ – {INCLUDEPICTURE}

Unter „Dateiname oder URL“ muss der Pfad zur Grafikdatei eingetragen werden. Rechts können weitere „Feldoptionen“ festgelegt werden.

Über den Button Feldfunktionen kann in die Ansicht der Feldfunktion gewechselt werden:

INCLUDEPICTURE Feldfunktion

Dialog „Feld“ – {INCLUDEPICTURE}

Die Feldfunktion sieht folgendermaßen aus (wenn die Worddatei schon gespeichert wurde):

{INCLUDEPICTURE .\\pics\test.png“ \* MERGEFORMAT \d}

Dem Feldname INCLUDEPICTURE folgt eine Pfadangabe, der Schalter \* MERGEFORMAT sorgt dafür, dass das Format (Größe der Grafik) nach dem Aktualisieren beibehalten wird. Die Option „Daten nich tim Dokument speichern“ (Schalter \d) sorgt dafür, dass die Grafik nicht im Worddokument gespeichert wird.

Für Grafiken, die mit Hilfe von {INCLUDEPICTURE} verkn¨pft sind, stehen die erweiterten Optionen zur Formatierung von Grafiken jedoch nicht zur Verfügung. Dies dürfte aber verschmerzbar sein, da derartige Spielereien in komplexen Dokumenten ohnehin wenig verloren haben. Im Gegenzug bietet die Feldfunktion viel mehr Möglichkeiten, die Verknüpfungen zu verwalten.

Die Dateigröße der Worddatei bleibt überschaubar, da ja nur die Verknüpfung und nicht die Grafik selber im Dokument gespeichert werden und Word läuft stabiler. In einer anderen Anwendung kann das Bild bearbeitet und verändert werden. Solange Speicherorte der Word- als auch der Grafikdateien sowie die Dateinamen gleich bleiben, wird Word beim Öffnen des Worddokuments immer die aktuelle Version der Grafik laden.

Wie alle Feldfunktionen kann auch diese mit der Tastenkombination Strg+Umschalten+F9 aufgehoben werden. Damit wird die Grafik fest in das Dokument eingebunden werden.

Einfügen u. Verknüpfen

Die Option „Einfügen u. Verknüpfen“ kombiniert die beiden ersten Möglichkeiten. Die Grafik wird im Worddokument gespeichert und gleichzeitig bleibt eine Verknüpfung zur Ausgangsdatei bestehen. Ändert sich die Ausgangsdatei, dann wird beim Aktualisieren des Worddokuments automatisch die überarbeitete Grafikdatei angezeigt. Allerdings steigt hierbei auch die Dateigröße. Vorteilhaft ist allerdings, dass die Worddatei eigenständig behandelt und auf fremden Rechnern oder von einem anderen Speicherort problemlos geöffnet werden kann.

Relative und absolute Pfade

Absolute Pfade

Standardmäßig werden Verknüpfungen zu Grafikdateien immer als absolute Pfade in die enstsprechende {INCLUDEPICTURE}-Feldfunktion geschrieben:

{INCLUDEPICTURE C:\\Word\\pics\\test.png“ \* MERGEFORMAT \d}

Die Feldfunktion enthält also den vollständigen Dateipfad zur Grafikdatei, als Trennzeichen kommt ein doppelter Blackslash \\ (AltGr+ß) zum Einsatz. Wenn sich nun aber die Speicherorte ändern, z. B. das Dokument an einem anderen Rechner bearbeitet wird, kann die Verknüpfung nicht aufgelöst werden, weil die entsprechende Grafikdatei am angegebenen Ort nicht gefunden wird.

Relative Pfade

Es ist daher ratsam, mit relativen Pfaden zu arbeiten, d. h. der Speicherort wird immer in Abhängigkeit vom Speicherort des Dokuments aus definiert. Sinnvollerweise werden Grafiken dabei immer in einem Unterordner „pics“ unterhalb des Speicherorts des Dokuments gespeichert.

Wenn das Word-Dokument auf einem anderen Rechner oder einem anderen Speicherort abgelegt werden soll, ist es ausreichend, den gesamten Ordner „Word“ zu verschieben, der Unterordner „pics“ wird immer mit verschoben. Der relative Bezugspunkt zwischen Dokument und Grafik bleibt jedoch erhalten.

{INCLUDEPICTURE .\\pics\test.png“ \* MERGEFORMAT \d}

Die Feldfunktion enthält dann den relativen Pfad, der mit einem Punkt . eingeleitet wird und dann, wieder durch doppelte Backslashes \\ getrennt, den Pfad zur Grafikdatei enthält.

Verknüpfungen (Grafikpfad) aktualisieren

Ändert sich der Speicherort der Worddatei oder der Grafikdateien, dann kann Word absolute Pfadangaben nicht automatisch „umbiegen“.

falscher Grafikpfad

Fehlerhafter Grafikpfad

falscher Grafikpfad

Fehlerhafter Grafikpfad

Das berühmte rote Kreuz signalisiert dem Anwender, dass die Pfade ins Leere laufen und die referenzierten Grafiken nicht angezeigt werden können. Es müssen aber nicht alle Grafiken wieder neu eingebunden werden, es reicht aus, die Pfadangabe zu aktualisieren.

Wenn Grafiken ohne die {INCLUDEPICTURE}-Feldfunktion verknüpft sind, muss die fehlerhafte Verknüpfung über den Dialog „Verknüpfungen“ korrigiert werden.

Datei > Verknüpfungen mit Dateien bearbeiten

Datei > Verknüpfungen mit Dateien bearbeiten

Dialog Verknüpfungen

Dialog Verknüpfungen

Der Dialog „Verknüpfungen“ ist immer noch sehr unhandlich und lässt sich nicht in der Größe ändern, die Spalte „Quelldatei“ ist zu schmal, lange Pfade und Dateinamen werden nicht sehr übersichtlich dargestellt. Es kann auch immer nur eine Verknüpfung gleichzeitig bearbeitet werden.

Wenn Grafiken mit der {INCLUDEPICTURE}-Feldfunktion verknüpft sind, kann die Feldfunktion selber korrigiert werden. Hierbei hilft die „Suche und Ersetzen“ Funktion:

  1. Die {INCLUDEPICTURE}-Feldfunktion muss sichtbar sein, dazu entweder mit Strg+A alles markieren und mit Strg+F9 die Feldfunktion einschalten oder unter Extras > Optionen > Ansicht > Feldfunktionen bzw. Datei > Optionen > Erweitert > Dokumentinhalt anzeigen > Feldfunktionen anstelle von Werten anzeigen aktivieren.
  2. Den Ersetzen-Dialog aufrufen (Strg+H oder Bearbeiten > Ersetzen bzw. Start > Bearbeiten > Ersetzen).
  3. Im Feld „Suchen“ nach einen eindeutigen Bestandteil der falschen Pfade eingeben (../Grafiken).
  4. Im Feld „Ersetzen“ den korrekten Bestandteil des Pfads eingeben (../neu/Grafiken).
  5. Mit „Alle Ersetzen“ alle fehlerhaften Pfade korrigieren.
  6. Die Ansicht der Feldfunktion wieder ausschalten und die Verknüpfungen ggf. mit F9 aktualisieren.

Grafiken aus Word-Dokumenten speichern

Es gibt einen Trick, wie man Grafiken aus einem Word-Dokument speichern kann: Das Word-Dokument über Datei > Speichern unter als HTML-Datei speichern. Das HTML-Dokument ist zwar nutzlos, aber alle Grafiken werden als webfähige Grafiken in einem Unterordner zum HTML-Dokument gespeichert.

Mit der Option „Als Grafik speichern“ kann man ein Grafik aus einem Word-Dokument heraus speichern. Diese Option steht im Kontextmenü zur Verfügung, wenn eine Grafik markiert ist.

Kontenxtmenü für Grafiken

„Als Grafik speichern“ im Kontenxtmenü

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