Welcher
Drucker?
Weitgehend unbekannt ist die Tatsache, dass bei der Gestaltung eines Word-Dokuments der Druckertreiber des jeweiligen Standarddruckers seine Finger mit im Spiel hat. Rein technisch können Drucker nur annähernd eine ganze DIN A4 Seite bedrucken. Somit kann es passieren, dass eine Zeile, die am Bildschirm noch unten auf eine Seite passt, im Ausdruck auf der nächsten Seite steht.
Es empfiehlt sich daher, von Anfang an mit einem geräte-unabhängigen Druckertreiber (z. B. einen PDF-Druckertreiber) zu arbeiten. Dieser (virtuelle) Drucker wird als Standard-Drucker in Windows eingerichtet.
Tipp:
Viele Formatierungs- und Umbruchfehler kann man bereits in der Seitenansicht entlarven. Das spart Papier.
Die Seitenansicht stellt das Dokument so dar, wie es gedruckt werden würde.
Über Datei > Drucken wird der Dialog „Drucken“ aufgerufen:
Dialog „Drucken“
Dieser Dialog bietet eine Vielzahl von Einstellungsmöglichkeiten. Je nach ausgewähltem Drucker können verschiedene druckerspezifische Einstellungen vorgenommen werden.
Seitenbereich
Man muss nicht immer das gesamte Dokument ausdrucken. Unter „Seitenbereich“ kann der Bereich, der gedruckt werden soll, entsprechend eingeschränkt werden. Einzelne Seiten werden mit Semikolon (;) abgetrennt, Seitenbereiche mit einem Minus-/Trennstrich (-) erfasst. Dieser Dialog verrät jedoch nicht, dass man auch Seitenbereiche bestimmter Abschnitte drucken kann.
Abschnitte drucken
Wenn man einen bestimmten Abschnitt drucken möchte, muss man vor die Nummer des Abschnitts ein „S“ (für section) eintragen. Mit „S6“ würde man alle Seiten des Abschnitts 6 drucken.
Einzelne Seitenbereiche aus einem Abschnitt können mit „P“ (für page) angesprochen werden. Der Eintrag „P2S6-P5S6“ druckt beispielsweise die Seiten 2 bis 5 im Abschnitt 6.
Was soll gedruckt?
Im Dropdownfeld „Drucken“ kann man festlegen, was gedruckt werden soll. Normalerweise will man ja das Dokument drucken, hier kann man jedoch auch Formatvorlagen, Autotext-Einträge oder Tastenbelegungen drucken.
Druckoptionen
Über „Optionen“ im Dialog „Drucken“ oder über Extras > Optionen > Drucken kann man weitere Druckoptionen festlegen.
Dialog „Optionen“, Reiter „Drucken“
Hier nur ein paar hilfreiche Druckoptionen:
- „Felder aktualisieren“
Vor dem Druck werden alle Feldfunktionen aktualisiert. - „Verknüpfungen aktualisieren“
Vor dem Druck werden alle Verknüpfungen, z. B. zu anderen Dateien, aktualisiert. - „Drucken im Hintergrund“
Diese Option gilt als Ressourcenfresser und sollte lieber nicht eingeschaltet werden. - „Umgekehrte Druckreihenfolge“
Mit dieser Option kann man den „Seite X von X“-Bug umgehen. Allerdings muss man dann ggf. den bedruckten Stapel Papier umsortieren.
In jedem Fall sollten „Zeichnungsobjekte“ mit dem Dokument ausgedruckt werden. Wenn dieser Haken nicht aktiviert ist, werden keine Zeichnungen und Grafiken ausgedruckt.
Verlorene Grafiken
Auch wenn korrekt festgelegt ist, dass „Zeichnungsobjekte“ gedruckt werden sollen, kann es vorkommen, dass die ein oder andere Grafik nicht mit ausgedruckt wird.
Das ist ein Indiz dafür, das Word noch nicht alle Grafiken in den Arbeitsspeicher geladen hat. Um sicherzustellen, dass alle Grafiken im Arbeitsspeicher sind, sollte man das gesamte Dokument in der Seitenansicht Seite für Seite durchblättern und warten, bis die Grafiken auf jeder Seite geladen sind.
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