Grundeinstellungen
Besonderer Hinweis:
Nur durch die individuelle Anpassung der Grundeinstellungen von Word wird es möglich, sinnvoll und effektiv mit Word zu arbeiten. Bei den Beschreibungen im Diplom-Reader gehe ich davon aus, dass alle Grundeinstellungen korrekt übernommen wurden.
Grundeinstellungen für Dokumente und Vorlagen
Für die jeweilige Dokumente und Vorlagen sollten folgende Grundeinstellungen vorgenommen werden:
- Speicherorte und Dateinamenskonventionen für die verschiedenen Versionen des Dokuments und der referenzierten Grafiken und Abbildungen festlegen. Ich zähle beispielsweise gerne eine Versionsnummer im Dateinamen hoch: diplom_v01.doc, diplom_v02.doc – dann kann ich, wenn nötig, auf einen alten Stand zurückgreifen.
Ordnerstruktur zur Dokumentablage
- Regelmäßig Sicherungskopien auf einem anderen Speicher (USB-Stick, externe Festplatte, Postfach beim E-Mailprovider) anlegen.
- Absatz- und Zeichenformatvorlagen anlegen und in einer eigenen Dokumentenvorlage (*.dot) speichern.
- Die Größe des Bildschirmausschnitts kann über Ansicht > Zoom… bzw. den entsprechenden Button in der Standard-Symbolleiste gesteuert werden. Je nach Monitorgröße und Arbeitsschritt, z. B. Schreiben oder Überprüfen der Seitenumbrüche, kann es sinnvoll sein, nur den Satzspiegel (Ansicht > Zoom… > Textbreite) oder eine Ganze Seite anzuzeigen. Durch einen kleinen Prozentwert können auch mehrere Seiten gleichzeitig in der Seitenlayout-Ansicht angezeigt werden.
Viel eleganter geht das Zoomen mit gedrückter Strg-Taste und dem Scrollrad auf der Maus.
- Automatische Silbentrennung einstellen (Extras > Sprache > Silbentrennung > automatische Silbentrennung). Diese Option speichert man idealerweise in der Dokumentvorlage (*.dot).
- Keine Automatische Silbentrennung für einzelne Wörter: Word hat manchmal die dumme Angewohnheit, falsch zu trennen (z. B. o-der). Als Ausweg bietet es sich an, die Silbentrennung für diese Wort abzuschalten: Wort markieren > Extras > Sprache > Sprache bestimmen > „Keine“ auswählen – leider erkennt Word das nicht für alle gleichen Wörter im Text, man muss an den entscheidenden Stellen immer wieder selbst Hand anlegen.
Die wichtigsten Word-Grundeinstellungen
Die Grundeinstellungen beziehen sich immer auf eine Word-Anwendung und bleiben in der Regel erhalten, wenn man Word schließt und in einer neuen Session wieder neu startet. Diese Grundeinstellungen vom Programm haben Auswirkungen auf die Dateien (Dokumente und Vorlagen), die bearbeitet werden.
Die Grundeinstellungen werden jedoch nicht in einzelnen Dokumenten gespeichert, daher sieht dasselbe Dokument auf verschiedenen Word-Anwendungen ggf. unterschiedlich aus.
Man sollte darauf achten, dass auf allen Rechner, mit denen ein Dokument bearbeitet wird, dieselben Grundeinstellungen gelten, ansonsten kann man sich beispielsweise unerwünschte Formatvorlagen einfangen, wenn auf irgendeinem Rechner die Option Formatierung mitverfolgen nicht deaktiviert wurde.
Dialog Extras > Optionen > Bearbeiten
Unerwünschte Formatvorlagen
Formatierung mitverfolgen deaktivieren (Extras > Optionen > Bearbeiten). Ansonsten erzeugt Word bei jeder händischen Formatierung eine neue Formatvorlage nach dem Schema „Standard + Arial + rot“. Professionelles Arbeiten wird somit unmöglich.
Diese Option treibt seit der Word-Version 2002 ihr Unwesen. Wenn man ansonsten nichts einstellen will, aber diese Option muss deaktiviert werden!
Vorlagenaktualisierung anfragen aktivieren (Extras > Optionen > Bearbeiten). Nur so können Sie händische Formatierungen in einem Absatz für die gesamte Formatvorlage verfügbar machen.
Dialog Extras > Optionen > Ansicht
Formatierungs- und Steuerzeichen (nicht-druckbare Zeichen) unbedingt einschalten! (¶-Symbol in der Standard-Symbolleiste). Ohne eingeblendete Steuerzeichen kann man nicht unterscheiden, ob zwischen zwei Wörtern ein Tabulator oder fälschlicherweise mehrere Leerzeichen stehen bzw. wo ein Absatz zu Ende ist oder nicht.
Im Dialog Extras > Optionen > Ansicht > Formatierungszeichen kann festgelegt werden, welche Formatierungszeichen Word anzeigen soll, wenn das ¶-Symbol aktiviert ist.
Textbegrenzungen einschalten (Extras > Optionen > Ansicht). In der Seitenlayoutansicht wird der Satzspiegel durch eine gepunktete Linie optisch von den Seitenrändern bzw. dem Kopf- und Fußzeilenbereich abgegrenzt.
Breite für Formatvorlagenanzeige in der Normalansicht = 4 cm oder einen anderen Wert größer 0 cm (Extras > Optionen > Ansicht). In der Normalansicht erscheint neben jedem Absatz der Name der verwendeten Absatz-Formatvorlage.
Ansicht der Feldschattierung auf „immer“ (Extras > Optionen > Ansicht) stellen. Alle Felder (Inhaltsverzeichnis, Querverweise, Seitenzahlen, lebende Kolumnen usw.) werden im Bearbeitungsmodus (Seiten- oder Normalansicht) unabhängig von der jeweiligen Cursorposition grau hinterlegt dargestellt. Somit werden „automatisierte Bereiche“ optisch immer hervorgehoben.
Abstand vor nach Seiten- oder Spaltenumbruch unterdrücken aktivieren (Extras > Optionen > Kompatibilität).
Bei hängendem Einzug kein automatischen Tabstopp hinzufügen deaktivieren (Extras > Optionen > Kompatibilität).
Dialog Extras > Anpassen > Optionen
Standard- und Formatsymbolleiste in zwei Zeilen anzeigen, ansonsten sind nicht alle Buttons der jeweiligen Symbolleiste sichtbar (Extras > Anpassen > Optionen).
Menüs immer vollständig anzeigen, ansonsten sind nur die zuletzt verwendeten Befehle und Funktionen sichtbar und man übersieht gerne eine eigentlich vorhandene Funktion (Extras > Anpassen > Optionen).
Automatisch beim Einfügen von Autoformen einen neuen Zeichnungsbereich erzeugen deaktivieren, da Word sonst immer einen zwar gutgemeinten aber wenig hilfreichen Bereich für Grafiken und Autoformen vorschlägt (Extras > Optionen > Allgemein).
Kontrolle behalten
Eine ganze Reihe von Optionen gehört in die Kategorie „Word meint zu wissen, was Sie tun wollen“. Es werden verschiedene (Halb-)Automatismen angeboten, die letztlich nur dazu führen, dass man als Anwender weniger Kontrolle über das Programm bekommen. Schalten Sie lieber ein paar dieser Optionen zu viel aus als zu wenig. Die Autokorrektur-Option, zwei Großbuchstaben am Wortanfang zu korrigieren ist für Schnelltipper sicherlich nützlich, jeden Satz mit einem Großbuchstaben zu beginnen ist eine unsinnige Option, da Word nicht unterscheidet, ob der vorausgehende Punkt ein Satzendezeichen oder ein Punkt einer Abkürzung ist.
Weitere unsinnige Automatismen:
- AutoFormat während der Eingabe (Extras > AutoKorrektur-Optionen > AutoFormat während der Eingabe) in den Bereichen „Während der Eingabe übernehmen“ und „Während der Eingabe automatisch ersetzen“ alle Kontrollkästchen deaktivieren.
Lediglich folgende Einstellungen sind einigermaßen sinnvoll:- "Gerade" Anführungszeichen durch „typographische“
- Englische Ordnungszahlen (1st) hochstellen
- AutoKorrektur (Extras > AutoKorrektur-Optionen > AutoKorrektur), hier verstecken sich so sinnlose Automatismen wie „Jeden Satz mit einem Großbuchstaben beginnen“.
Lediglich folgende Einstellung ist einigermaßen sinnvoll:- ZWei GRoßbuchstaben am WOrtanfang korrigern
- Automatisch beim Einfügen von Autoformen einen neuen Zeichnungsbereich erzeugen deaktivieren (Extras > Optionen > Allgemein). Der bevormundende Zeichnungsbereich, der den Anwendern das Arbeiten seit Word 2002 erschwert, erscheint nicht, wenn man eine eigene Grafik in Word erstellt.
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