Abschnitte und Seitenzahlen

Abschnitte verwenden

Eine oft vernachlässigte Funktion bietet die Verwendung verschiedener Abschnitte innerhalb eines Dokuments. Eine Unterteilung in Abschnitte hat folgende Vorteile:

• Individuelles Seitenlayout (Seitenränder, unterschiedliche Kopf- und Fußzeilen)
• Individuelles Seitenformat, beispielsweise kann eine größere Tabelle im Querformat eingefügt werden (Dann gilt die Einstellung "Querformat" nur für die Seite, auf der sich die Tabelle befindet. Davor und danach befindet sich ein Abschnittswechsel.)
• Fußnotennummerierung je Abschnitt (=Kapitel) bei 1 beginnen lassen.
• Seitenzahllayout je Abschnitt individuell definieren (Titelblatt ohne Seitenzahl, Inhaltsverzeichnis mit römischen Seitenzahlen und der Text mit arabischen Seitenzahlen).

Dieser Diplom-Reader (Printversion) verfügt im normalen Textteil über eine Marginalienspalte, das Inhalts- und Beispielverzeichnis hat jedoch keine Marginalienspalte. Die unterschiedlichen Seitenränder können nur dadurch definiert werden, dass nach dem Verzeichnis-Bereich ein Abschnittswechsel erfolgt und die jeweiligen Abschnitte über Datei >> Seite einrichten entsprechend eingestellt wurden.

Abschnittswechsel einfügen

Die Festlegung der Abschnitte sollte immer als erstes erfolgen, nachträgliches Einfügen bedeutet viel Arbeit bei der Korrektur der Kopf- und Fußzeilen. An der entsprechenden Stelle im Dokument wird ein Abschnittswechsel erzeugt: Einfügen >> Manueller Wechsel >> Abschnittswechsel >> Nächste Seite. In der Normal- und Layoutansicht erscheint eine doppelt-punktierte Linie (die nicht gedruckt wird):

:::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::: Abschnittswechsel (Nächste Seite) ::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::

Die Einstellung Nächste Seite wird beispielsweise dann verwendet, wenn ein neues Kapitel erzwungenermassen auf einer neuen Seite beginnen soll. In beidseitig gedruckten Dokumenten sollte man entsprechend die Option Ungerade Seite auswählen. [Alternativ kann der Formatvorlage Überschrift_1 das Attribut Seitenwechsel oberhalb zugewiesen werden (Format >> Absatz>> Zeilen- und Seitenwechsel).] Wird nur ein bestimmter Bereich innerhalb eines Kapitels in anderem Seitenlayout (z. B. mehrspaltig) benötigt, findet der Abschnittswechsel Fortlaufend Verwendung. Über Datei >> Seite einrichten können diverse Einstellungen vorgenommen werden, die sich nur auf den aktuellen Abschnitt beziehen.

Seitenzahlen verwenden

Das wichtigste Orientierungsmerkmal in langen Dokumenten dürfte die Seitenzahl sein. Einträge im Inhalts- und Stichwortverzeichnis sowie Querverweise geben immer eine Seitenzahl an, auf der die entsprechende Information zu finden ist. Komplexe Dokumente werden in den seltensten Fällen jedoch von der ersten Seite durchgängig nummeriert. Es gibt:

• Seiten, die keine Seitenangabe tragen und nicht mitgezählt werden (z. B. Titelblatt)
• Seiten, die keine Seitenangabe tragen dennoch mitgezählt werden (z. B. Zwischentitelseiten zwischen zwei Kapiteln)
• Seiten, die in einem anderen Format nummeriert werden, beispielsweise in Römischen Zahlen (Inhaltsverzeichnis)
• Seiten, die zusätzlich zur Seitenzahl die aktuelle Kapitelnummer und/oder -überschrift beinhalten

Umsetzung mit Word

Alle diese Anforderungen können in einem einzigen (!) Word-Dokument umgesetzt werden. Grundvoraussetzung ist, dass das Dokument in sinnvolle Abschnitte unterteilt ist. Seitenzahlen werden in der Kopf- bzw. Fußzeile eingefügt. Kopf- und Fußzeilen lassen sich für jeden Abschnitt individuell gestalten, wie das genau geht steht im Kapitel Kopf- und Fußzeile.

Die Seitenzahl sollte nicht über den Weg Einfügen >> Seitenzahl in das Dokument eingefügt werden. Die Gestaltungsmöglichkeiten sind hier etwas begrenzt. Einfacher und mit mehr Möglichkeiten geht es über die Kontextsymbolleiste Kopf- und Fußzeile. Mit dem Button Seitenzahl einfügen wird die aktuelle Seitenzahl als Feld an der Cursorposition in der Kopf- oder Fußzeile eingefügt.

Über den Button Seitenzahl formatieren (oder über Einfügen >> Seitenzahl >> Format) gelangt man zu folgendem Dialogfeld:

Alle Einstellungen beziehen sich auf das Seitenzahlformat eines Abschnitts, somit kann jeder Abschnitt individuell angepasst werden. Unter Zahlenformat kann festgelegt werden, ob Römische oder Arabische Zahlen (oder Großbuchstaben) verwendet werden sollen.

Die Kapitelnummer kann der Seitenzahl vorangestellt werden und der Wert der Seitennummerierung kann entweder genau festgelegt werden, oder vom vorherigen Abschnitt fortlaufend übernommen werden. Diese Option funktioniert nur zuverlässig, wenn die Überschriften mit den word-immanenten Standardformatvorlagen "Überschrift 1", "Überschrift 2" usw. formatiert sind. Selbstdefinierte Überschriften Formatvorlagen werden hier leider nicht berücksichtig. – Aber es funktioniert trotzdem! Word wäre ja nicht Word, wenn es nicht meistens einen Umweg gäbe. Dazu verwendet man die Feldfunktion für referenzierte Überschriften und fügt einen Schalter „\n“ hinzu, der nur die Kapitelnummer ausgibt. Wie referenzierte Überschriften erstellt werden steht in Kapitel Kopf- und Fußzeile. Das zugehörige Feld sieht dann so aus: { STYLEREF Eigener-Überschriften-FV-Name \n }

Kombiniert mit der Möglichkeit, die jeweils erste Kopf-/Fußzeile eines Abschnitts anders zu gestalten (Datei >> Seite einrichten >> Seitenlayout >> kopf- und Fußzeile >> Erste Seite anders), können alle Anforderungen an die Gestaltung der Seitenzahl verwirklicht werden. Spätestens jetzt wird klar, wie wichtig eine sinnvolle Planung der Abschnitte eines komplexen Dokuments sind.

Seite 1 von 1, Seite 2 von 2, Seite 3 von 3

Mit dem Button Anzahl der Seiten einfügen wird ein Feld eingefügt, das die Gesamtanzahl der Seiten des Dokuments ausgibt. Beim Drucken taucht immer wieder das Problem auf, dass Seite 19 von 19; Seite 20 von 20 usw. gedruckt werden. Diesen Word-Bug kann man umgehen, indem man unter Extras >> Optionen >> Drucken >> Druckoptionen >> Umgekehrte Druckreihenfolge auswählt bzw. einen Microsoft Service-Release aufspielt. Meist reicht aber die Umgekehrte Druckreihenfolge.

Ich erwähne dieses Format der Seitenzahlen nur der Vollständigkeit halber. Bei längeren Dokumenten wirkt diese Darstellung sehr unleserlich. Geeignet ist diese Darstelllung für kurze Dokumente (z. B. Protokolle). die per Fax versendet werden und nicht sichergestellt ist, dass alle Seiten beim Empfänger ankommen. Ansonsten reicht die normale Seitenzahl völlig aus.

Ein Beispiel – Abschnitte und Seitenzahlen in einer Diplomarbeit

Das hier beschriebene Beispiel ist eine Erweiterung der Vorlage für Diplomarbeiten und kann als Word.dot (Vorlagen-Datei) im Download-Bereich runtergeladen werden.

Ich gehe von einem einseitigen Seitenlaylout aus (nur die Vorderseite des Blattes wird bedruckt). Folgende Vorgehensweise hat sich als ideal erwiesen:

1. Abschnitte definieren
Minimal werden 3 Abschnitte benötigt: Ab 1 für das Titelblatt ohne Seitenzahl und weitere Angabe in der Kopf- und Fußzeile, Ab 2 für die Verzeichnisse am Anfang der Arbeit (Inahlts-, Abbildungs- und Tabellenverzeichnis) und Ab 3 für den eigentlichen Text. Als Erweiterung kann zusätzlich für jedes Kapitel ein eigener Abschnitt definiert werden, ist aber nicht zwingend notwendig. (Die Vorlage ist so aufgebaut.)

2. Kopf- und Fußzeilen entkoppeln
Word legt standardmässig fest, dass die Kopf- und Fußzeile des Folgeabschnitts genau so aussieht wie im Abschnitt zuvor. Es sollen aber unterschiedliche Dinge in den Abschnitten dargestellt werden, daher sollten alle Abschnitte entkoppelt werden. Dies gilt unabhängig für die Kopf- und Fußzeile, beide sind getrennt zu betrachten. Dazu in die Kopf- und Fußzeilenansicht wechseln und nacheinander für jede Kopf- und jede Fußzeile "wie vorherige" deaktivieren. Siehe hierzu auch Kapitel Kopf- und Fußzeilen in komplexen Dokumenten.

3. Seitenzahlen einfügen und formatieren
Vorzugsweise in der Fußzeile sollen rechtsbündig mit dem Satzspiegel die Seitenzahlen stehen. Dazu wieder in die Fußzeilenansicht wechseln und im Ab 1 nichts eintragen (Titelseite ohne Seitenzahl). Mit dem Button auf der Kontextsymbolleiste Kopf- und Fußzeile nächste Fußzeile anzeigen lassen. Jetzt befindet man sich in Abschnitt Ab 2, hier sollen die Verzeichnisse erscheinen und rechtsbündig soll die Seitenzahl in römischen Zahlen erscheinen. Mit dem Button Seitezahl die Seitenzahl in die Fußzeile einfügen und rechtsbündig ausrichten (mit Absatzausrichtung rechtsbündig, wenn noch mehr Informationen in der Fußzeile platziert sein sollen, dann lieber mit Tabulatoren arbeiten). Mit dem Button Seitenzahl formatieren das Seitenzahlformat auf römische Zahlen wechseln. In Ab 3 wechseln und ebenfall die Seitenzahl einfügen und formatieren. Jetzt wieder die arabischen Zahlen auswählen und für die Option Seitennummerierung festlegen: Beginnen mit – 1 eintragen, da hier die Seitenzählung beginnen soll. Wenn jedes Kapitel einen eigene Abschnitt bekommt, diesen Schritt wiederholen und dabei die Option Seitennummerierung so festlegen, dass die Nummerierung vom vorherigen Abschnitt weitergeführt wird.