Grafiken

Grafiken erstellen und einfügen

Grundsätzliches

Mit Word 2000 ist es relativ einfach, selber einfache Grafiken zu erstellen, bzw. andere, extern vorhandene Grafiken in das Dokument einzubinden. Die genaue Positionierung bereitet erfahrungsgemäß immer wieder Schwierigkeiten, daher zunächst aber ein paar grundsätzliche Informationen:

Es gibt in Word generell zwei Arten, wie Grafiken eingefügt werden können. Einerseits die sog. Inlineshapes, die wie ein normaler Buchstabe im Absatz behandelt werden können. Andererseits die Shapes, die über/unter der Textebene liegen und durch das Ankersymbol links neben dem Satzspiegel an einen Absatz ¶ gekoppelt sind.

Inlineshapes sind die meisten externen Grafiken, die man über Einfügen >> Grafik aus Datei einfügen kann. Word unterstützt gängige Grafik-Dateiformate wie *.gif, *.jpg, *.bmp – *.eps wird jedoch nicht unterstützt. Es ist ratsam, die externe Grafik mit einem entsprechenden Programm in die richtige Position zu drehen, da in Word selber externe Grafiken nicht gedreht werden können. Externe Grafiken können jedoch nach dem Einfügen vom Inlineshape zum Shape umgewandelt werden. (Klassische Shapes können nicht zum Inlineshape umgewandelt werden, auch wenn das oft wünschenswert wäre. Hier hilft nur der Umweg eines Screenshoots des Shapes und der Re-Import als externe Grafik. KORREKTUR: Auch Shapes können zu Inlineshapes umgefandelt werden >> siehe Ergänzung) Grafiken können in Word oberflächlich bearbeitet werden, z. B. können Grafiken beschnitten werden. Dazu die Grafik-Symbolleiste einblenden (Ansicht >> Symbolleisten >> Grafik). Dabei wird die eigentliche Grafik nicht in ihrer Größe (auch Dateigröße) geändert, nur die Ansicht auf die Grafik in Word ändert sich. Inlineshapes liegen auf der Textebene und der Text kann nicht über der Grafik liegen. Erkennungszeichen sind schwarze ausgefüllte Quadrate wenn man die Grafik markiert.

Shapes sind alle Zeichenobjekte, die mit Word selber erstellt werden können, z. B. Textfelder, Linien, Pfeile, Rahmen und die ganzen Autoformen. Dazu am besten die Zeichnen-Symbolleiste einblenden (Ansicht >> Symbolleisten >> Zeichnen). Die Position von Shapes kann entweder absatzabhängig (Grafik immer über dem Absatz "Abbildung X: Tolle Grafik¶") oder seitenabhängig sein (z. B. beim Briefkopflogo -> immer oben rechts. Das Shape erscheint immer auf der Seite, auf der der zugehörige Absatz zu finden ist). Bei Shapes kann noch angebeben werden, wie der Text auf der Textebene um das Shape fließt und ob das Shape mit dem Absatz verankert sein soll (sollte es, sonst fliegt es immer **irgendwo** rum). Erkennungszeichen eines Shapes sind weiße Quadradte als Ziehpunkte.

Die Karteikarte, das Schaubild zum formalen Aufbau der Diplomarbeit und andere Abbildungen dieses Diplom-Readers wurden mit Hilfe einer Grafik unter Word hergestellt (Shapes).

Inlineshapes richtig positionieren

Da Inlineshapes bereits auf der Textebene liegen, ist zumindest sichergestellt, dass sie nicht mit dem Text kollidieren. Die genaue Positionierung erfolgt am besten über die Formatierung des Absatzes, in den das Inlineshape eingefügt ist. Mögliche Formatierungattribute sind Absatz zentrieren, Einzüge, Abstand vor/nach u. a. Durch Ziehen an den schwarzen Markierungsquadraten kann die Größe des Inlineshapes geändert werden.

Wenn das Inlineshape marktiert ist, kann mit einem Rechtsklick das Kontextmenü geöffnet werden. Über Grafik formatieren erreicht man das wichtigste Dialogfeld für beide Grafik-Arten. Die Textumbruchart "Mit Text in Zeile" ist aktiviert, somit ist klar, dass es sich um ein Inlineshape handelt.

Alle weiteren Layouteinstellungen, die sich hinter Weitere... verstecken und der Reiter Farbe und Linien sind für Inlineshapes bedeutungslos. Die Reiter Bild und Web können vernachlässigt werden, hier wird keine wirkliche Verbesserung der Grafik erreicht. Durch ändern der Umbruchart wird aus dem Inlineshape ein Shape.

Shapes richtig positionieren

Etwas komplexer ist die richtige Postionierung von Shapes im Dokument. Zunächst fliegen Shapes (oder die Kombination aus mehreren Shapes) **irgendwo** im Dokument herum. In der Dialogbox "Grafik formatieren" (Doppelklick auf das entsprechende Shape oder Kontextmenü oder Format >> AutoForm bzw. Objekt) den Reiter "Layout" auswählen. Auf einer ersten Ebene kann die Textumbruchart eingestellt werden, das Shape kann beispielsweise vor oder hinter dem Text liegen oder der Text kann das Shape umfließen. Interessant wird es erst, wenn man den Button Weitere... anklickt. Das Dialogfeld Erweitertes Layout öffnet sich.

Im Reiter Textumbruch kann die wieder die Textumbruchart ausgewählt werden, die Option Mit Text in Zeile ist bei klassischen Shapes nicht auswählbar.

Der Reiter Bildposition ist für die richtige Aussrichtung der Shapes unerlässlich. Grundsätzlich "hängt" ein Shape immer an einem Absatz auf der Textebene. Mit der Maus kann man im Normalfall das Shape auf der Seite hin- und herschieben. Dabei wird das Shape immer mit einem anderen Absatz verankert, was sehr verwirrend ist (zumal wenn die Ansicht der nichtdruckbaren Zeichen ausgeschaltet ist. ¶ spätestens jetzt oben in der Symbolleiste einschalten.) Aktiviert man die Option Verankern, dann wird das Shape fest mit dem jeweiligen Absatz verbunden. Wenn man mehrere Shapes einfügt, die übereinanderliegen, dann sollte man darauf achten, dass alle Shapes mit demselben Absatz verbunden sind und verankert sind.

Wenn das Shape immer über (oder unter) einem bestimmten Absatz erscheinen soll, z. B. in der Diplomarbeit über der Abbildungsbeschriftung, dann sollte die Option Objekt mit Text verschieben aktiviert sein. Wenn das Shape immer an einer bestimmten Stelle auf der Seite erscheinen soll, z.B. ein Logo, dann sollte diese Option nicht aktiviert werden.

Die Position eines Shapes kann sowohl in horizontaler als auch vertikaler Ausrichtung zentimetergenau festgelegt werden. Diese Aussrichtung kann relativ (Ausrichtung oder Buchlayout) oder absolut (Absolute Position) erfolgen. Dabei können verschiedene Bezugspunkte unterschieden werden, die in den Auswahllisten ausgewählt werden können:

• Seite (Bezugspunkt ist die linke Papierkante)
• Seitenrand (Bezugspunkt ist der 0 Punkt im vertikalen Lineal = linke Begrenzung des Satzspiegels)
• Spalte (Bezugspunkt ist der 0 Punkt im vertikalen Lineal. Bei einspaltigem Layout ist diese Option identisch mit Seitenrand)
• Zeichen (horizontaler Bezugspunkt ist das erste Zeichen im Absatz, z. B. Änderungen des Einzugs wirkt sich dann auf das Zeichen im Absatz und auf das verankerte Shape aus)
• Absatz (vertikaler Bezugspunkt ist der Absatz, ein negativer Wert bewirkt, dass die obere linke Ecke des Shape um den entsprechenden Wert oberhalb des Absatzes positioniert wird.)

Wie so oft gilt auch hier: Probieren geht über Studieren!

Shapes formatieren

Es stehen eine Reihe von Formatierungsmöglichkeiten für Shapes zur Verfügung. Unzählige Möglichkeiten bieten Füllfarbe, Linienfarbe, Linienstärke (und Pfeilart) für Kreise, Ellipsen, Rechtecke, Linien und Textfelder. Durch einen Doppelklich auf das Shape erreicht man das Dialogfeld AutoForm formatieren, hier den Reiter Farbe und Linien auswählen.

Eine wichtige Option für Textfelder befindet sich im entsprechenden Reiter. Hier kann der Abstand des Textes zur äußeren Begrenzung des Textfeldes individuell angepasst werden. Für Textfelder bietet es sich an, alle Werte auf 0 cm zu setzen und den keine Füllfarbe und keine Linie auszuwählen. Dann enthält das Textfeld nur Text und kann in komplexen Shapes passgenau positioniert werden.

NEU: Shapes in Inlineshapes umwandeln

Dank dem Hinweis von Prof. Dr. Rieger (FH Ulm) weiß ich jetzt auch, wie man aus einem in Word erstellten Shape ein Inlineshape erstellen kann ohne dabei Word zu verlassen. Außerdem bleiben alle Funktionalitäten der Shape-Formatierung bestehen. Einfach genial, aber auch ziemlich gut in Word versteckt. Die Vorteile liegen auf der Hand: Einfach Grafiken in Word als Shape erstellen (am besten in einer separaten Datei) und diese dann als Inlineshape sicher ins Hauptdokument einbauen.

So geht's:

Die Umwandlungsfunktion versteckt sich in einem Befehl, der nur als Symbol-Button zur Verfügung steht, aber nicht standardmäßig angezeigt wird. Zunächst muss dieser Button (und sein Bruder) sichtbar werden: Ansicht >> Symbolleisten >> Anpassen >> Reiter Befehle >> Kategorie Zeichnen. In der Liste der Befehle ziemlich weit nach unten scrollen und die Symbol-Buttons  Word-Grafik und Grafik auflösen per drag&drop in die vorhandene Zeichen-Symbolleiste ziehen.

Mit den Möglichkeiten der Zeichensymbolleiste wird zunächst ein Zeichen-Objekt erstellt und gruppiert:

Wenn das Zeichen-Objekt gruppiert ist, auf den  Word-Grafik Button klicken und schon wandelt sich das Shape in ein Inline-Shape um:

Mit einem Doppelklick auf diese Grafik-Objekt öffnet sich ein neues Word-Fenster, indem die Grafik bearbeitet werden kann:

Beispielsweise kann die Größe der Ellipsen verändert werden (die Shape-Funktionalität steht wieder zur Verfügung):

Wenn alle Änderungen abgeschlossen sind, sollte man noch die Begrenzungslinien der Gesamtgrafik anpassen, dazu auf den linken Button in der Grafik bearbeiten Symbolleiste klicken:

Die Begrenzungen werden wieder hergestellt. Stellt man die Begrenzungen nicht wieder her, dann behält das ursprüngliche Grafik-Objekt seine Größe, alle überstehenden Teile werden an den Begrenzungen abgeschnitten.

Mit einem Klick auf Grafik schließen kommt man wieder in das Hauptdokument zurück, dort steht dann das aktualisierte Grafik-Objekt als Inlineshape zur Verfügung.

Mit dem Button Grafik auflösen kann ein solches Inlineshape auch wieder in seine Shape-Ausgangsform "zerlegt" werden.

Noch ein Vorteil: Bei der Verwendung von Textfeldern kann nach der Umwandlung in eine Inlineshape nicht nur die Größe des Textfeldes, sondern auch der Schrift angepasst werden. Aus einem nicht-skalierbaren Schriftfont wird durch die Umwandlung eine internes Word-Grafikformat, das beliebig skaliert werden kann. Und wenn sich doch ein Schreibfehler eingeschlichen hat, einfach durch einen Doppelklick in den Grafik Bearbeitungsmodus wechseln und die Korrekturen vornehmen.

An dieser Stelle noch mal ein Dankeschön an Herrn Rieger, der durch seinen Hinweis meine Word-Grafik-Kenntnisse gehörig ins Wanken gebracht hat ;-)

Tipps und Tricks für selbsterstellte Shapes

Ein paar Erfahrungswerte können helfen, mit Word richtig gutaussehende Grafiken selber zu erstellen. Für die meisten Vorgänge gilt: Alles was bearbeitet oder verändert werden soll, muss markiert werden. Mit gedrückter Shift-Taste und linker Maustaste mehrere Zeichenobjekte gleichzeitig markieren!

• Raster anpassen – Symbolleiste Zeichnen >> Zeichnen >> Gitternetz ... hier kann der Standardwert von 0,32 cm auf 0,1 cm verringert werden. Shapes lassen sich somit noch genauer positionieren.
  
  
• Markierte Shapes mit gedrückter Strg-Taste und den Pfeiltasten milimetergenau bewegen – so genau schafft das keine Maus. Den Zoomfaktor für die Ansicht entsprechend hoch einstellen, dann sieht man im Detail, was man geade tut :-)
  
  
• Shapes kopieren – Nach viel Rumprobieren hat man eine passende Einstellung für ein Shape gefunden und möchte es jetzt gerne kopieren. Shape markieren und mit gedrückter Strg-Taste eine Kopie des Shapes herausziehen. Der Mauszeiger erhält ein kleines + Zeichen. Vorteil: Der Absatz, an dem das neue Shape dranhängt ist identisch mit dem Absatz des ursprünglichen Shapes.
  
  
• Horziontal oder vertikal verschieben – Shift-Taste gedrückt halten und Shape mit der Maus verschieben. Das Shape kann nur horizontal oder vertikal verschoben werden.
  
  
• Rahmen um alles bei kleineren Zeichenobjekten – Ein kleines Shape soll nicht vom Text umflossen werden. Dazu am besten ein neutrales Shape (Füllfarbe weiß, keine Linie) in Spaltenbreite hinter das eigentliche Shape legen und alles gruppieren.
  
  
• Reihenfolge der einzelnen Zeichenobjekte ändern – Mehrere Shapes liegen übereinander. Die Reihenfolge kann geändert werden, gezieltes Verdecken wird möglich: Shape markieren >> Kontextmenü rechte Maustaste >> Reihenfolge.
  
  
• Alle Zeichenobjekte zu einem Zeichenobjekt zusammenfassen (Gruppieren) – Mit gedrückter Shift-Taste oder mit dem Markierungspfeil in der Zeichensymbolleiste alle zusammengehörigen Shapes markieren (mit dem Pfeil kann man auf der Seite ein Rechteck aufziehen, dass alle vollständig umschlossenen Shapes gruppiert.) Alle markierten Shapes werden durch die weißen Markierungsquadrate sichtbar. >> Kontextmenü >> Gruppieren.
  
  Die Layout- und Bildpositionseinstellungen für das gruppierte Gesamtshape stimmen oft nicht mit den Einstellungen der einzelnen Shapes überein. Ich gehe dann so vor. Mit Strg+X schneide ich das gruppierte Shape aus, dann positioniere ich den Cursor in den Absatz, an dem das Shape hängen soll, dann füge ich das Shape wieder ein (Strg-V) und nehme erneut die Layout- und Bildpositionseinstellungen vor. Etwas mühsam, aber sicher!
  
  
• Dieselbe Grafik auf jeder Seite – Anstatt das Shape/Inlineshape einzeln auf jeder Seite einzubinden kann es auch problemlos in die Kopf-/Fußzeile eingebunden werden und erscheint dann auf jeder Seite des Dokuments.
  
  
• Shapes als Grafik exportieren – Es gibt eine Trick, das Shape als *.jpg oder *.gif zu exportieren. Dazu einfach das Word-Dokument als HTML-Datei speichern (Datei >> Als Webseite speichern). Word legt automatisch einen Ordner an, in dem Inlineshapes und Shapes als externe Grafiken gespeichert werden.

Zum Abschluss diese Themas noch ein Beispiel. Die folgende Abbildung wurde vollständig in Word mit Shapes erstellt ;-)