Tabellen und Grafiken

Tabellen und Grafiken dienen nicht nur zur Auflockerung langer Textabschnitte, sondern verdeutlichen komplexe Zusammenhänge oder viele Informationen auf anschauliche Weise. Keinesfalls sollten zu viele Informationen in den einzelnen Tabellen und Grafiken enthalten sein:

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Tabellen

Jede Tabelle setzt sich aus Zeilen und Spalten zusammen. Die einzelnen Felder nennt man (in Word) Zellen. Tabellen sind neben Listen ein weiteres Element, um Inhalte übersichtlich und logisch darzustellen. Außerdem können Tabellen auch zur Seitengestaltung (z. B. Verteilung von Text und Grafik auf einer Seite) verwendet werden, dies wird im Webdesign oft eingesetzt - warum also nicht auch in Word? Der Vollständigkeit halber sei noch die Tabellenkalkulation genannt. Berechungen aller Art finden auf Tabellenbasis statt (dazu eignet sich aber Microsoft Excel besser).

Tabellen planen

Bevor eine Tabelle erstellt wird, sollte man sich zuvor überlegen, wie viele Spalten maximal benötigt werden. Wenn bereits Zellen miteinander verbunden sind und doch noch eine Spalte fehlt, dann kommt es immer wieder zu Schwierigkeiten, diese fehlerfrei einzubinden. Lieber die Tabelle mit mehr Spalten als zunächst notwendig anlegen. Zeilen lassen sich problemlos auch im Nachhinein an jeder beliebigen Stelle einfügen.

Je nach Einsatzzweck der Tabelle festlegen, ob die Rahmenlinien der Tabelle vollständig, gar nicht oder teilweise sichtbar sein sollen. Wenn eine Tabelle als Gestaltungselement für Text und Grafik verwendet werden soll, dann ist es sinnvoll, die Rahmenlinien auszuschalten. [Wer mit Tabulatoren gänzlich auf Kriegsfuß steht, findet sicherlich Gefallen an einer blinden Tabelle.]

Word-Tabellen

Die Abbildung zeigt die wichtigsten Bestandteile einer Tabelle. Jede Zelle entspricht einem Absatz; aus der Absatzendemarke ¶ wird eine Zellenendemarke. Somit ist es möglich, Zellen spezifische Formatvorlagen zuzuweisen. Mit einem Mausklick auf den Verschiebepunkt kann die gesamte Tabelle markiert werden. Mit drag&drop kann die gesamte Tabelle auf dem Blatt verschoben werden; die Größe lässt sich mit dem Ziehpunkt verändern. Standardmäßig werden alle Rahmenlinien mit einer schwarzen Linie dargestellt.

Tipp

Die Tabelle nicht mit dem Verschiebepunkt wild im Dokument hin- und herschieben und nicht mit dem Ziehpunkt in ihrer Größe anpassen. Sicherer ist es, die Tabelle dort einzufügen, wo sich aktuell der Cursor befindet. Größenänderungen sollten dann über das Kontextmenü Tabelleneigenschaften durchgeführt werden.

Tabellen erstellen

Es gibt verschiedene Wege, Tabellen zu erstellen. Der einfachste geht über das Tabellen-Symbol in der Symbolleiste oder über Tabelle >> Zellen einfügen >> Tabelle. Im Dialogfeld Tabelle einfügen müssen Spalten- und Zeilenzahl der Tabelle festgelegt werden. Über OK wird die Tabelle an der Stelle eingefügt, an der die Einfügemarke momentan steht. Wer es gerne verwirrend haben möchte, kann selbstverständlich auch eine Tabelle in eine Zelle einfügen.

Der Weg Tabelle >> Tabelle zeichnen suggeriert zwar eine einfache Tabellenerstellung, erfahrungsgemäß kommt man hiermit aber nicht sehr weit.

Tabellen manipulieren

Word bietet zahlreiche Möglichkeiten, eine bestehende Tabelle bezüglich der Zeilen- und Spaltenanordnung zu manipulieren. Alle Funktionen lassen sich über das Kontextmenü (zuerst die gewünschten Zellen markieren) oder den Menüpunkt Tabelle aufrufen.

• Entfernen und Hinzufügen von Spalten und Zeilen: Tabelle >> Löschen bzw. einfügen
• Entfernen der gesamten Tabelle: Tabelle >> Löschen >> Tabelle (Die Entf-Taste löscht nur die Zellinhalte, nicht die Zelle selber.)
• Mehrere Zellen zu einer einzigen Zelle verbinden: Zellen markieren >> Tabelle >> Zellen verbinden
• Eine Zelle in mehrere Zellen teilen: Zellen markieren >> Tabelle >> Zellen teilen

Tabelle formatieren

Jede Zelle der Tabelle kann für sich formatiert werden (Zeilenabstand, Textausrichtung, Schrift usw. >> Formatvorlagen verwenden!). Es können aber auch mehrere (zusammenhängende) Zellen gleichzeitig markiert und formatiert werden. Unter dem Menüpunkt Tabelle finden sich eine Vielzahl von Möglichkeiten, um das Aussehen der Tabelle zu ändern. Neue Zeilen und/oder Spalten können hinzugefügt werden, die Zeilen-/Spaltenbreite kann verändert und angepasst werden. Vielfältige Möglichkeiten bietet auch das Kontextmenü (rechte Maustaste).

Rahmen und Schattierung

Eine wichtige Gestaltungsfunktion von Tabellen sind Rahmenlinien und Schattierungen. Wird die Tabelle "nur" als Element zur Seitengestaltung gebraucht, ist es ratsam, die Rahmenlinien auszuschalten: Tabelle komplett markieren >> Format >> Rahmen und Schattierung >> Reiter Rahmen >> Einstellung ohne auswählen. Über Tabelle >> Gitternetzlinie ein-/ausblenden werden zur besseren Orientierung am Bildschirm die Zellenbegrenzungen als Gitternetzlinie angezeigt. Die Gitternetzlinien werden nicht ausgedruckt.

Rahmenlinien können entweder komplett für die ganze Tabelle oder für einzelne Zellen/Zellenbereiche festgelegt werden. Der sicherste Weg ist es, zunächst die gewünschten Zellen zu markieren und dann im Dialogfeld Rahmen und Schattierung die Einstellungen vorzunehmen. Die Einstellung Übernehmen für wird so automatisch an die Auswahl angepasst.

Im mittleren Bereich des Dialogfeldes können Linienart (normal, gestrichelt, doppelt usw.), Linienfarbe und Linienbreite ausgewählt werden. Im rechten Bereich wird durch Klicken auf die Vorschaugrafik den Zellen die gewählte Linienart zugewiesen. Sind mehrere Zellen markiert, können verschiedene Formate für die verschiedenen Linien zugewiesen werden. Dazu immer zuerst die Linienart, -farbe, -breite festlegen und dann im Vorschaufenster die gewünschte Linie (oben, Mitte, unten bzw. links, Mitte, rechts) durch Klicken auswählen.

Schattierung

Analog zur Festlegung der Rahmenlinien erfolg die Einstellung der Hintergundfarbe (Schattierung) der Tabelle bzw. der einzelnen Zelle. Dazu im Dialogfenster Rahmen und Schattierung in den Reiter Schattierung wechselen und links die gewünschte Farbe auswählen.

Höhe und Breite

Eine Tabelle kommt oft nur dann richtig zur Geltung, wenn die Höhe und Breite der Zeilen und Spalten richtig angepasst werden. Die Breite (der gesamten Tabelle oder einzelner Spalten) kann in Word nur als Bevorzugte Breite in cm oder Prozent angegeben werden. Die Höhe einzelner Zeilen lässt sich genau in cm festlegen. Auch hier gilt wieder: Was geändert werden soll, muss zunächst markiert werden. Am schnellsten über das Kontextmenü in das Dialogfeld Tabelleneigenschaften wechseln. Je nachdem, was markiert wurde erscheint einer der Reiter Tabelle, Zeile, Spalte oder Zelle im Vordergrund.

Bei Größe wird das Häkchen für die bevorzugte Breite aktiviert und der gewünschte Wert für die Gesamtbreite der Tabelle kann jetzt eingestellt werden. Unter Ausrichtung kann zwischen den drei Standardausrichtungen (links, zentriert, rechts) oder einem selbstdefiniertem linken Einzug gewählt werden. Textfluss wird erst dann relevant, wenn die Tabelle schmaler als der Satzspiegel ist. Zur besseren optischen Abgrenzung sollte aber in jedem Fall ohne ausgewählt sein.

Tabellenoptionen

Hinter dem Button Optionen verstecken sich weitere wichtige Einstellungsmöglichkeiten für Tabellen.

Die Standardzellenbegrenzung legt fest, wie groß der freie Raum zwischen Text und Rahmenlinie sein soll. Wenn es in einer Tabelle eng zugeht und Spalten mit wichtigen Informationen nicht weggelassen werden können, sollte man versuchen durch Vermindern der Werte noch etwas Platz zu schaffen.

Der Standardzellenabstand legt fest, wie viel Platz zwischen den einzelnen Zellen frei bleiben sollte. Standardmäßig (und völlig ausreichend) ist diese Einstellung deaktiviert. Der Zwischenraum kann nicht mit einer anderen Farbe als die Zellen selber schattiert werden.

Wenn die Option Automatische Größenänderung zulassen aktiviert ist, wird die Zeilenhöhe der Textmenge entsprechend angepasst. Spätestens hier sollte man sich entscheiden, ob die Tabelle Informationen darstellen soll oder als Gestaltungselement für das Seitenlayout dienen soll. Wenn die Tabelle die Seitengestaltung vorgibt, dann sollte die Größenanpassung deaktiviert werden, es empfiehlt sich, die Schriftgröße der Tabellentexte kleiner zu wählen.

Zeileneigenschaften

Die Zeilenhöhe kann im Gegensatz zur Spaltenbreite genau definiert werden. Dazu im Dialogfeld Tabelleneigenschaften >> Zeile >> Höhe definieren aktivieren. Unter Zeilehöhe genau auswählen. Die Option Seitenwechsel in der Zeile zulassen erlaubt einen Seitenumbruch innerhalb einer (höheren) Tabellenzeile, in der relativ viel Text enthalten ist. Die Option Gleiche Kopfzeile auf jeder Seite wiederholen erlaubt es, automatisch die erste Zeile der Tabelle auf jeder neuen Seite zu wiederholen. Dies ist dann sinnvoll, wenn sich Tabellen über mehrere Seiten erstrecken und eine Zuordnung der Spaltenwerte nicht mehr übersichtlich ist.

Mit den Buttons Vordere Zeile/Nächste Zeile kann jede Zeile einzeln angesprochen werden um Einstellungen vorzunehmen.

Spalteneigenschaften

Anlog zur Breite der gesamten Tabelle kann die Breite für jede Spalte individuell eingestellt werden. Dazu den Reiter Spalte im Dialog Tabelleneigenschaften auswählen.

Zelleneigenschaften

Die Bevorzugte Breite einer einzelnen Zelle steht im Widerspruch zur Breite einer Spalte. Ich verstehe von daher nicht, warum hier etwas eingestellt werden sollte. Die vertikale Ausrichtung bezieht sich auf die Ausrichtung des Texts innerhalb der Zelle. Hier bietet das Kontextmenü allerdings neun verschiedene Ausrichtungsvarianten an und nicht nur drei.

Zelloptionen

Weitaus hilfreicher sind jedoch die Einstellungsmöglichkeiten, die sich hinter dem Button Optionen verbergen.

Hier kann die Zellbegrenzung abweichend von den Einstellungen für die gesamte Zelle definiert werden. Unter Optionen ist standardmäßig Zeilenumbruch aktiviert, d. h. der Text wird am Zellenende automatisch in eine neue Zeile umgebrochen. Ist diese Option deaktiviert und die automatische Größenanpassung aktiviert, wird die Spaltenbreite an den Text angepasst. Mit der Option Text anpassen wird die Laufweite (Abstand der Buchstaben zueinander) so angepasst, dass der gesamte Absatz in die Zelle passt. Diese Option ist nicht mit Blocksatz zu verwechseln und bietet gute gestalterische Möglichkeiten.

Das Beispiel zeigt zwei unterschiedlich breite Tabellen (je 1 Spalte und 1 Zeile) mit Text in zwei unterschiedlichen Schriftgrößen in der ersten und zweiten Zeile. Die Option Text anpassen ist aktiv, d. h. der Text wird immer an die Zellenbreite angepasst, egal, wie breit die Zelle ist.

Tabulatoren in Tabellen

Tabulatoren können auch in Tabellenzellen ganz normal gesetzt und verwendet werden. Der übliche Druck auf die Tab-Taste liefert aber keinen Standard-Tabulator, sondern die Einfügemarke springt in die nächste Zelle bzw. in die nächste Spalte. Abhilfe verschafft die [Strg]-Taste. [Strg]-Taste gedrückt halten und dann mit der [Tab]-Taste die Tabulatoren in einer Zelle anspringen! Die Zentimeterangabe im Lineal entspricht nicht dem Tabulatorwert. Dieser wird von 0 cm am linken Zellenrand aus hochgezählt. Wenn man beim Verstellen des Tabulators im Lineal gleichzeitig die Alt-Taste gedrückt hält, können die Werte in cm abgelesen werden.

Tabellen in Diplomarbeiten

In Diplomarbeiten sollten Tabellen immer mit der Beschriftung Tabelle, entsprechender Nummerierung und einer Tabellenunterschrift versehen sein, damit sie für sich alleine aussagekräftig sind. Direkt unter der Tabelle stehen die Angabe der Quelle (Format: kleinere Schriftgröße und einzeilig, vgl. Fußnotentext), der die Daten entnommen wurden und eventuelle Anmerkungen zur Tabelle (hochgestellte Zahlen oder Buchstaben). Beschriftung, Tabelle und Quelle markieren. Über Format >> Absatz >> Textfluss >> Absätze nicht trennen lässt sich vermeiden, dass die Tabelle am Seitenende 'auseinandergerissen' wird, oder die Beschriftung alleine am Seitenende steht.