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Besonderheiten I
In diesem Kapitel finden sich einige Besonderheiten, die besonders bei langen Texten von großer Hilfe sein können:
Eine oft vernachlässigte Funktion bietet die Verwendung verschiedener Abschnitte innerhalb eines Dokuments. Eine Unterteilung in Abschnitte hat folgende Vorteile:
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Dieser Reader (Printversion) verfügt im normalen Textteil über eine Marginalienspalte, das Inhalts- und Beispielverzeichnis hat jedoch keine Marginalienspalte. Die unterschiedlichen Seitenränder können nur dadurch definiert werden, dass nach dem Verzeichnis-Bereich ein Abschnitts-wechsel erfolgt und die jeweiligen Abschnitte über Datei >> Seite einrichten entsprechend eingestellt wurden.
Abschnittswechsel einfügen
Die Festlegung der Abschnitte sollte immer als erstes erfolgen, nachträgliches Einfügen bedeutet viel Arbeit bei der Korrektur der Kopf- und Fußzeilen. An der entsprechenden Stelle im Dokument wird ein Abschnittswechsel erzeugt: Einfügen >> Manueller Wechsel >> Abschnittswechsel >> Nächste Seite. In der Normal- und Layoutansicht erscheint eine doppelt-punktierte Linie (die nicht gedruckt wird):
===================Abschnittswechsel (Nächste Seite)===================
Die Einstellung Nächste Seite wird beispielsweise dann verwendet, wenn ein neues Kapitel erzwungenermassen auf einer neuen Seite beginnen soll. In beidseitig gedruckten Dokumenten sollte man entsprechend die Option Ungerade Seite auswählen. [Alternativ kann der Formatvorlage Überschrift_1 das Attribut Seitenwechsel oberhalb zugewiesen werden (Format >> Absatz >> Zeilen- und Seitenwechsel).] Wird nur ein bestimmter Bereich innerhalb eines Kapitels in anderem Seitenlayout (z. B. mehrspaltig) benötigt, findet der Abschnittswechsel Fortlaufend Verwendung.
Über Datei >> Seite einrichten können diverse Einstellungen vorgenommen werden, die sich nur auf den aktuellen Abschnitt beziehen.
Feldfunktion sinnvoll einsetzen
Felder werden als Platzhalter für sich ändernde Daten in einem Dokument verwendet. Word verwendet automatisch Felder, wenn Seitenzahlen, das aktuelle Datum, automatische Nummerierungen oder Indexe oder Verzeichnisse angelegt werden. Der Nutzer kann jedoch auch manuelle Felder verwenden.
Referenzierte Überschriften
Wie bereits oben beschrieben, kann die auf diese Weise die jeweilige Kapitelüberschrift in der Kopfzeile referenziert werden. Die Unterteilung in Abschnitte und das manuelle Eintragen der Kapitelüberschrift in die Kopfzeile entfällt. (vgl. Kapitel Kopf- und Fußzeile)
Felder sichtbar machen und aktualisieren
Über Extras >> Optionen >> Feldschattierung >> immer werden die Felder immer grau hinterlegt dargestellt. Wenn der Mauszeiger im Feld steht, kann man mit der rechten Maustaste die Felder aktualisieren. Vor dem Ausdrucken fragt Word aber immer, ob die Felder aktualisiert werden sollen.
