Überschriften

Überschriften dienen zur Strukturierung des Textes und bringen die folgenden Inhalte auf einen Punkt. Sie sind das wichtigste Merkmal für den Leser sich im Dokument zurechtzufinden. Sie sollten daher kurz und prägnant sein. Alle Überschriften stehen auch im Inhaltsverzeichnis (>> Inhaltsverzeichnis erstellen) und müssen exakt mit der Überschrift im Dokument übereinstimmen. Überschriften werden nicht mit einem Satzzeichen abgeschlossen (es handelt sich nicht um vollständige Sätze), die einzige Ausnahme bildet das ‚?'. Das automatische Inhaltsverzeichnis von Word erspart hier viel Arbeit und potentielle Fehlerquellen.

Typografie

Überschriften fangen den Leser ein, er soll beim schnellen Überflie-gen an ihnen hängen bleiben. Diese Aufgabe wird von der Textgestaltung unterstützt. Hier einige Anforderungen an Überschriften und wie diese in Word umgesetzt werden können.

Formatvorlagen verwenden

Alle Überschriften sollten im Text mit den entsprechenden Formatvorlagen formatiert sein. Dabei unterscheidet man verschiedene Überschriften-Ebenen. Überschrift_1 ist dabei immer die Hauptkapitelüberschrift und sollte immer auf einer neuen Seite beginnen und in einer größeren Schriftart formatiert sein. Die nächsten Ebenen sind in der logischen Reihenfolge die Unterkapitelüberschriften der zweiten und dritten Ebene. Eine Untergliederung in mehr als Ebene_4 sollte vermieden werden, da hier die Unübersichtlichkeit die Strukturierung übertrifft.

Dieses Verfahren hat mehrere Vorteile: Die Einheitlichkeit der Überschriftengestaltung ist gewährleistet und ein Inhaltsverzeichnis kann automatisch erstellt werden. Zudem können Querverweise auf diese Überschriften eingefügt werden.

Dezimale Gliederung

Ein gängiges Verfahren, einen wissenschaftlichen Text zu gliedern, bietet das dezimale Gliederungssystem. Entsprechend der hierarchischen Überschriftenebene wird eine arabische Ziffer der Überschrift vorangestellt. In diesem Reader wird dieses Dezimale Gliederungssystem verwendet.

Hinweis

In jeder Gliederungsebene müssen nacheinander mindestens zwei gleichwertige Punkte stehen. Beispielsweise darf 2.3.1 nie alleine stehen, sondern der Punkt 2.3.2 muss folgen. Nach der letzten Gliederungsziffer steht kein Punkt.

Überschriften gliedern

Überschriften können in Word automatisch mit einer Gliederungsnummer versehen werden. Manuelles Eingeben und vor allem das zeitaufwendige Ändern dieser Gliederungsnummern wird damit hinfällig. Wird beispielsweise eine neue Überschrift zwischen zwei bestehende Überschriften eingefügt, passt Word die Gliederungsnummer automatisch an. (z. B. zwischen 1.1 Allgemeines und 1.2 Geschichte wird eine neue Überschrift 1.2 Definition eingefügt. Geschichte erhält automatisch die neue Nummerierung 1.3!)

Die erste Begegnung mit Formatvorlagen findet meist bei der Frage nach einem automatischen Inhaltsverzeichnis statt. Es ist unabdingbar die Überschriften der jeweiligen Ebene mit einer entsprechenden Formatvorlage zu formatieren. Ansonsten kann kein Inhaltsverzeichnis generiert werden. Wie allgemein mit Formatvorlagen gearbeitet wird, wurde bereits im Kapitel Formatvorlagen effektiv einsetzen erklärt. Die Gliederungsnummer ist ein Absatzattribut der jeweiligen Überschriften-Formatvorlage. Es ist egal ob erst alle Überschriften mit den entsprechenden Formatvorlagen formatiert wurden und dann die Gliederungsnummer eingefügt wird, oder ob im Vorfeld alle Formatvorlagen für die Überschriften angelegt werden und beim Schreiben zum Einsatz kommen.

Um sich von den Standard-Formatvorlagen von Word unabhängig zu machen, sollten – bis auf wenige Ausnahmen – nur eigene Formatvorlagen verwendet werden.

Schritt für Schritt

Um das Absatzattribut "Gliederungsnummer" richtig anwenden zu können, ist ein besonderes Vorgehen sinnvoll:

• Zunächst müssen alle benötigten Überschriften-Formatvorlagen angelegt sein.
• Die Gliederungsnummer für alle Überschriften-FV wird durch die Bearbeitung nur einer Überschriften-FV erzeugt.
• Über Format >> Formatvorlage >> Überschrift_1 auswählen >> Bearbeiten >> Format >> Nummerierung ... gelangt man in das Dialogfeld "Nummierung und Aufzählungszeichen". Hier muss zwingend der Reiter "Gliederung" ausgewählt werden.

• In den 8 Feldern können verschiedene Gliederungsformate ausgewählt werden, unter anderem auch die oben beschriebene Dezimale Gliederung.
• Über Anpassen ... gelangt man in das Herz der Einstellungsoptionen für die Gliederungsnummer, das Dialogfeld "Gliederung anpassen".

• Unbedingt den Erweitern-Button drücken. Dasselbe Dialogfeld erweitert sich und unten erscheinen weitere Einstellungsoptionen.

• In diesem Dialogfeld (Dialogfeld Gliederung anpassen - erweitert) werden nun alle notwendigen Einstellungen vorgenommen:
  1. Links oben die zu bearbeitende Ebene auswählen 1.
  2. Bei 3 Formatvorlage festlegen, ob die ausgewählte Ebene numerisch (1, 2, 3) oder alphabetisch (A, B, C) gegliedert werden soll. Im 2 Anzeigefenster Nummerierungsformat erscheint eine Vorschau, variable Bereiche sind grau hinterlegt dargestellt. Fixe Bereiche, z. B. der Punkt "." zwischen den Gliederungsziffern, werden normal dargestellt. Es können hier auch weitere fixe Angaben, z. B. "Kapitel" eingetragen werden.
  3. Bei 4 Beginnen bei kann für jede Ebene festgelegt werden, wo die Zählung beginnt. Die Einstellung "1" ist in den allermeisten Fällen richtig.
  4. Die wichtigste Einstellung erfolgt unten im erweiterten Bereich des Dialogfeldes: 6 Mit Formatvorlage verbinden: In der Auswahlliste befinden sich alle verfügbaren Formatvorlagen, auch die selbstdefinierten Überschriften-FV. (Wurden diese noch nicht angelegt, dann können sie hier nicht ausgewählt werden.) Entsprechend der ausgewählten Ebene wird dieser die zugehörige Überschriften-FV zugewiesen. Im Vorschaufenster erscheint der Formatvorlagenname neben der entsprechenden Ebene.
  5. Ab Ebene 2 sollte bei 7 Neu nummerieren nach der Haken gesetzt sein, damit die Gliederungslogik eingehalten werden kann.
  6. Die Schritte 1 bis 5 werden für alle weiteren Überschriftenebenen wiederholt. Dabei wird das Dialogfeld nicht geschlossen. Erst am Ende wird mit OK alles bestätigt.

Nummern und Textposition

Für jede Überschriften-FV kann in diesem Dialog (vgl. Abbildung) die Nummern- und Textposition festgelegt werden. Die Ausrichtung gibt an, wieweit die Gliederungsnummer nach rechts eingerückt wird. Unter Einzug wird ein Tabulator definiert, der die Position des Textbeginns nach der Gliederungsnummer bestimmt. Die Gliederungsnummer sollte immer links stehen, auch bei höheren Ebenen. Problematisch kann eine zweite Textzeile der Überschrift werden. Um hier eine richtige Ausrichtung einzustellen muss der hängende Einzug (.. >> Absatz >> Einzüge und Abstände) angepasst werden. Er sollte denselben Wert wie der Tabulator haben, damit der Text in einer Flucht eingerückt wird. Das folgende Beispiel zeigt die richtige und falsche Positionierung der Gliederungsnummer und des Überschriftentextes.

Die genauen Werte für den Erstzeileneinzug (Nummernposition), die Textposition (Tabulator) und die Einrückung für eine eventuell benötigte Überschriftenzeile (hängender Einzug) können auch direkt über die Formatvorlage bearbeitet werden: Format >> Formatvorlage >> Überschrift_X auswählen >> Bearbeiten >> Format >> Tabulator bzw. Absatz.

Wenn man selbstdefinierte Überschriften-FV verwendet und dennoch mit der Dokumentstrukturansicht (Ansicht > Dokumentstruktur) arbeiten möchte, sollte man folgende zusätzliche Einstellung vornehmen. Im Bearbeitenmodus der jeweiligen Überschriften-FV unter Format > Absatz > Einzüge und Absätze sollte die Gliederungsebene entsprechend eingestellt werden. Erst dann wird in der Dokumentenstrukturansicht diese Struktur auch richtig angezeigt.

Die weiteren Einstellungsoptionen dieses Dialoges sind nicht für die korrekte Darstellung der Gliederungsnummer nicht relevant.

Noch komplexer?

In wissenschaftlichen Arbeiten kommen manchmal verschiedene Gliederungssysteme zum Einsatz. Beispielsweise sollen einleitende Kapitel (Vorwort, Einleitung) nicht gegliedert werden. Ein möglicher Anhang soll gegliedert werden, allerdings nicht mit dem Dezimalen Gliederungssystem, sondern mit einem alpha-nummerischen System (A-1, A-2, A-3, B-1, B-2 usw.)

Auch hierfür gibt es mit Word gute Lösungen. Analog zu den Überschriften-FV müssen weitere Absatzformatvorlagen für die verschie-denen Anhang-Überschriften erstellt werden. Wie diese Formatvorlagen angelegt werden wird in Kapitel Formatvorlagen effektiv einsetzen beschrieben.

Überschriften ohne Gliederungsnummer

Diese Formatvorlage sollte auf der jeweiligen Überschriften-FV basieren. Die Gliederung wird lediglich abgeschaltet.

Überschriften für den Anhang

Für den Anhang reicht es in der Regel aus, zwei Ebenen anzulegen. Auf der ersten Ebene wird alphabetisch mit A, B, C gegliedert. Die zweite Ebene wird mit A-1, A-2 usw. gegliedert. Diese Einstellungen erfolgen jeweils im Dialogfeld Gliederung anpassen - erweitert (vgl. Abbildung).

Häufige Fehler

Überschriften richtig mit einer Gliederungsnummer zu versehen, ist nicht immer ganz einfach. Hier ein paar häufige Fehler:

• Man arbeitet nicht mit der Gliederungsoption sondern mit der Nummerierungsoption. Der Ausdruck "Überschriften nummerieren" suggeriert zwar die Verwendung einer Nummerierung, Gliederung ist und bleibt die einzige Möglichkeit, das zu erreichen, was man erreichen möchte.
• Zifferndreher ab Ebene 2. Augenscheinlich wurde alles richtig angelegt, dennoch stimmt die Gliederung im Text nicht. Es ist möglich, dass sich die Gliederungsziffern der einzelnen Ebenen in ihrer Position vertauscht haben. Dies ist auf den ersten Blick nicht unbedingt erkennbar. Tipp: >> Troubleshooting Überschriftengliederung (Fehlerbehandlung)

>> siehe auch: Inhaltsverzeichnis erstellen