Beispiel Hängender Einzug
Allgemeines zur Formatierung
Wer konsequent mit Formatvorlagen arbeitet, dürfte eigentliche keinerlei Formatierung "per Hand" vornehmen. Der Vollständigkeit halber sind hier aber die Möglichkeiten der Direktformatierung genannt.
Drag and drop
Mit der drag and drop-Technik kann man ganz einfach Worte, Sätze oder Absätze an eine andere Stelle im Text verschieben oder kopieren. Text markieren >> mit der linken Maustaste in die Markierung klicken (nicht loslassen) und den markierten Teil an die gewünschte Stelle verschieben. Hält man gleichzeitig die [Strg]-Taste gedrückt, wird der markierte Textteil kopiert.
Kopieren / Einfügen
Genauso funktioniert das Kopieren bestimmter Textteile. Der Unterschied liegt darin, das der markierte Teil an Ort und Stelle bleibt und nach dem Einfügen eine Kopie an der gewünschten Stelle erscheint. Noch einfacher geht es mit den universellen Tastenkombinationen für kopieren und einfügen:
Short-cuts
Viele Formatierungen lassen sich direkt über Symbole (=Schaltflächen) oder über Short-cuts ([STRG]+[F] = fett; [STRG]+[K] = kursiv) aufrufen. Häufig verwendete Sonderzeichen bzw. Symbole können mit einem individuellen Short-cut versehen werden (Einfügen >> Symbol ... >> Tastenkombination ... )
Kontextmenü
Eine elegante Lösung bietet auch die rechte Maustaste. Drückt man diese Taste springt das sogenannte Kontextmenü auf, dessen Inhalt sich passend zum Kontext, in dem es aktiviert wurde, ändert. Befindet sich der Mauszeiger im Text und wird die rechte Taste betätigt, erscheint eine Auswahl von Formatierungen – besonderes bei häufigem Gebrauch ist das von Vorteil, da man nicht immer wieder hoch in die Symbol- oder Menüleiste muss. Steht der Mauszeiger auf einem falsch geschrieben Wort, bietet das Kontextmenü Korrekturmöglichkeiten an. Das Kontextmenü kann wie alle anderen Symbolleisten auch individuell angepasst werden. (vgl. Kapitel 2.1)
Formate kopieren
Einzelne Formate können mit Hilfe des Pinsel-Symbols leicht auf andere Textteile übertragen werden: Bereits formatierten Textteil markieren und das Pinsel-Symbols anklicken. Mit dem Mauszeiger (er hat einen Pinsel dabei) den genauso zu formatierenden Textteil markieren: Das Format wird übertragen! Mit einem Doppelklick kann das Format auf mehrere Textteile übertragen werden.
Über Format >> Zeichen >> Schrift
gelangt man in die Auswahl, um Änderungen an einzelnen Worten und Buchstaben
vorzunehmen. Hier eine Auswahl der Möglichkeiten: Schriftart,
Auszeichnung, KAPITÄLCHEN,
durchgestrichen usw. Format >> Zeichenabstand >> Abstand
verändert die Abstände der Buchstaben, z. B. g e s p e r r t,
schmal.
Ein Absatz ist in Word alles, was vor der Absatzendemarke ¶ steht. Über Format >> Absatz >> Einzug und Abstände gelangt man in die Auswahl, um Veränderungen an der Absatzgestaltung vorzunehmen. Hier eine Auswahl der wichtigsten Hilfen:
Einzug: Rückt den markierten Absatz um den eingestellten Wert von links oder rechts vom Satzspiegel nach innen ein. Ein negativer Wert bewirkt eine "Ausrückung" über den Satzspiegel hinaus. (siehe auch die Vorschau im Dialogfeld)
Eine Sonderform ist der kann unter Einzug >> Extra eingestellt werden. Ist Erste Zeile aktiviert, wird nur die erste Zeile eines Absatzes um den entsprechenden Wert ein gerückt. Ist Hängend aktiviert, erfolgt der Einzug ab der zweiten Zeile im Absatz. Dies ist bei Aufzählungen sinnvoll.
Abstand: Ändert Abstände einzelner Absätze zueinander. Der Zeilenabstand wird ebenso an dieser Stelle festgelegt und sollte in einer Diplomarbeit standardmäßig 1,5-zeilig sein.
Absatz vor / nach
Nach jedem Absatz entweder eine Leerzeile einfügen oder den Abstand vor oder nach dem Absatz über das Menü Format >> Absatz >> Einzüge und Abstände >> Absatz vor/nach um die Schriftgröße (12 pt im Normalfall) erhöhen.
Über Format >> Absatz >> Zeilen- und Spaltenwechsel kann man Änderungen in Bezug auf Absätze zueinander vornehmen. Wichtig sind hier unter Seitenumbruch die Punkte Zeilen nicht trennen und Absätze nicht trennen. Werden diese beiden Punkte aktiviert (d. h. ein kleines schwarzes Kreuz erscheint im Kontrollfeld), verhindert man, dass eine Überschrift mutterseelenallein in der untersten Zeile auf einer Seite steht. Gleiches gilt für zusammenstehende Zeilen (z. B. die einzelnen Literaturangaben im Literaturverzeichnis) oder Tabellen/Schaubilder und deren Beschriftung. Dazu muss die Überschrift/ Beschriftung und der nächste Absatz markiert werden. [Sind die nicht-druckbaren Zeichen angezeigt (¶-Symbol aktiviert), erscheint vor der Zeile ein kleines schwarzes Quadrat.]
An verschiedenen Stellen werden Textteile eingerückt (z. B. längere Zitate, Aufzählungen, Literaturverzeichnisse usw.) Die erste Zeile wird mit Hilfe der [TAB]-Taste um den Standard-Tabstopp eingerückt. Jede weitere Zeile sollte auf keinen Fall auf diese Weise eingerückt werden. Einen 'hängenden Einzug', d. h. der Text wird fortlaufend eingezogen, erhält man über die Tastenkombination [STRG]+[T]. (Mit [STRG]+[Shift]+[T] wird der hängende Einzug wieder nach links verschoben). Bei Wiederholung wird der Einzug jeweils um einen weiteren Standard-Tabstopp eingerückt. Alternativ können auch die Zeiger im horizontalen Lineal verwendet werden.
Entsprechend kann ein ganzer Absatz mit [STRG]+[M] oder den Einzug-Symbolen eingerückt werden.
Auch über die Einzugsmarken des horizontalen Lineals und über Format >> Absatz >> Einzug können Einzüge markierter Textteile vorgenommen werden.
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Beispiel Hängender Einzug |
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Der Text wird zunächst ganz normal geschrieben und dann formatiert (fett, kursiv, Zeilenabstand, bzw. mit entsprechenden Formatvorlagen). Über [STRG]+[T] wird der hängende Einzug erzeugt. Die zweite und alle folgenden Zeilen werden um den Standard-Tapstop nach rechts eingerückt. Mit Hilfe von Aufzählung/Nummerierung lassen sich automatisch Listen erstellen (vgl. Kapitel 2.7.7).
Mit Hilfe der Tabulatoren lassen sich auch einzelne Textelemente genau ausrichten. Selbst festgelegte Tapstops gelten nur für den markierten Absatz! (Sollen die Tapstops für alle Absätze gelten, so sollten diese vor der Texteingabe definiert werden.)
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Beispiel Tabstopps in der Kopfzeile |
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Holger Matthes Diplom-Reader© Seite 3
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Abbildung Das Dialogfeld Kopf- und Fußzeile |
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Die Tabstopps können im Lineal verschoben bzw. entfernt werden. Dazu die entsprechenden schwarzen Tabstopp-Symbole im horizontalen Lineal verschieben bzw. über das Lineal hinaus nach unten ziehen. Entfernen der Tabstopps auch über Format >> Tabulator >> Löschen. Über Format >> Tabulator >> Standard Tabstopp >> OK kann ein neuer Standard-Tabstopp für das gesamte aktive Dokument eingestellt werden.
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Abbildung Das Dialogfeld Tabulator |
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Rechtschreibprüfung
Nachdem der Text nun eingegeben und formatiert ist, kann er ausgedruckt werden. Wenn da nur nicht immer die lästigen Tippfehler und sonstigen Fehler wären. Die Rechtschreibprüfung (Extras >> Rechtschreibung oder ABC-Schaltfläche) erkennt recht zuverlässig Tippfehler (Buchstabenverwechselungen), kann aber zu grammatikalischen Fragen keine Auskunft geben. Aufmerksames Lesen ist das Gebot der Stunde. Ein Außenstehender erkennt vielleicht besser irgendwelche sprachlichen 'Macken', der Schreiber ist so mit seinem Text vertraut, dass er manches einfach nicht mehr wahrnimmt und immer wieder überliest. Fachbegriffe 'kennt' das interne Nachschlagewerk von Word nicht, diese können aber einfach hinzugefügt werden (Extras >> Rechtschreibung und Grammatik >> Hinzufügen).
Suchen und Ersetzen
Weitere Hilfen sind Ersetzen und Suchen (über Bearbeiten >> ). Im gesamten Dokument können so Ersetzungen vorgenommen werden, oder ein bestimmtes Wort kann gesucht werden. Dies macht Sinn, wenn ausversehen zwei verschiedene Abkürzungen verwendet wurden (z. B. Bt.-Drucks. und BT-Drucks. (beides meint Bundestagsdrucksache). Mit der Ersetzen-Funktion können alle fehlerhaften Bt.-Drucks.'s auf einmal ersetzt werden, ohne jeden einzelnen Fehler im Dokument suchen zu müssen.) Somit kann die gewünschte Einheitlichkeit der Arbeit hergestellt und überprüft werden. Oft findet man in langen Dokumenten auch viele doppelte Leerzeichen. Auch diese können durch ein einfaches Leerzeichen ersetzt werden. Über Bearbeiten >> Gehe zu kann man leicht und schnell an bestimmte Textstellen (Seiten, Überschriften, Tabellen, Fußnoten usw.) springen.
