Kopf- und Fußzeile in komplexen Dokumenten

• Abschnittswechsel ("wie-vorheige-Problem")
• ‚Erste Seite anders'
• Überschriften, die nicht im Inhaltsverzeichnis auftauchen
• Unterschiedliche Layoutformate

Komplexe Dokumente zeichnen sich durch verschiedene Elemente aus, denen auch jeweils ein bestimmtes Layout zugeschrieben wird. Beispielsweise soll ein Inhaltsverzeichnis ohne Marginalienspalte, Text mit einer Marginalienspalte und einzelne Seiten im Querformat in einem Dokument verwaltet und bearbeitet werden.

Ausgangslage

Für das Titelblatt soll keine Kopf- und Fußzeile verwendet werden, ab dem Inhaltsverzeichnis soll diese jedoch erscheinen. Das Inhaltsverzeichnis soll ohne Marginalienspalte auskommen, der Textteil hingegen schon. Eine Marginalienspalte bringt automatisch einen veränderten Satzspiegel mit sich, der sich auf die Kopf- und Fußziele auswirkt. Wie lassen sich nun diese ganzen Anforderungen in einem Dokument, bzw. in einer Dokumentenvorlage vereinen?

Demzufolge müssen vier unterschiedliche FV für die Kopf- und Fußzeilen erstellt werden. Je eine gerade und ungerade und eine für das Inhaltsverzeichnis sowie den Textteil (hier mit negativem Einzug in der Breite der Marginalienspalte).

Abschnitte

Um mehr als zwei Kopf- und Fußzeilen verwalten zu können, muss das Dokument in Abschnitte eingeteilt werden. Dieser Abschnitte werden über Einfügen >> Manueller Wechsel >> Abschnittswechsel Nächste Seite erzeugt.

Abbildung Das Dialogfeld Manuerller Wechsel

Der fortlaufende Abschnittswechsel eignet sich in der Regel für gestalterische Wechsel zwischen einspaltigen und mehrspaltigen Abschnitten innerhalb eines Kapitels. Ein Abschnittswechsel mit dem Attribut "Nächste Seite" fügt automatisch einen Abschnitts- und Seitenwechsel durch. Diese Auswahl wird für Abschnittswechsel bei Kapitelwechseln verwendet, da ein neues Kapitel immer auf einer neuen (meist auch ungeraden Seite) beginnen sollte.

"wie-vorherige-Problem"

Standardmäßig ist in Word die Funktion "wie vorherige" in der Symbolleiste Kopf- und Fußzeile aktiviert. Nach einem Abschnittswechsel übernimmt die neue Kopf- und Fußzeile die Einstellungen aus der vorherigen Kopf- und Fußzeile. Dies macht auch für einige Angaben Sinn: Seitenzahl, Felder für referenzierte Überschriften, usw. Problematisch wird das ganze aber, wenn den jeweiligen Kopf- und Fußzeilen der einzelnen Abschnitte spezifische FV zugewiesen werden sollen. Es empfiehlt sich immer die Funktion "wie vorherige" zuerst zu deaktivieren.

Abbildung Das Dialogfeld Kopf- und Fußzeile

Erste Seite anders

Eine weitere Einstellungsmöglichkeit besteht über Datei >> Seite einrichten >> Seitenlayout >> Kopf- und Fußzeilen. Wird die Auswahl Erste Seite anders aktiviert, so besteht die Möglichkeit, die erste Kopf- und Fußzeile eines jeden Abschnitts mit einem spezifischen Inhalt zu belegen. Beispielsweise soll auf der Titelseite keine Kopf- und Fußzeile stehen, jedoch auf der folgenden Seite (Inhaltsverzeichnis) alle Angaben wie Seitenzahl, referenzierte Überschrift usw.

Abbildung Das Dialogfeld Seite einrichten

Unter Anwenden auf: kann ausgewählt werden, ob diese Attribute für das gesamte Dokument gelten sollen, oder nur für den aktuellen Absatz (in dem sich die Einfügemarke befindet). Die Auswahl Erste Seite anders macht bei allen weiteren Absätzen in unserem Beispiel jedoch keinen Sinn.

Überschriften, die im Inhaltsverzeichnis nicht auftauchen

Es erscheint wenig sinnvoll im Inhaltsverzeichnis selber einen Hinweis auf die Überschrift "Inhaltsverzeichnis" mit der entsprechenden Seitenangabe zu nennen. Da das Inhaltsverzeichnis jedoch aus allen FV Überschrift automatisch erzeugt werden kann, muss der Überschrift Inhaltsverzeichnis eine abweichende FV zugewiesen werden. Außerdem ändern sich Attribute, da das Layout der Inhaltsverzeichnisseite sich über die normale Papierbreite erstreckt. Diese neue FV sollte auf der FV Standard basieren, nicht auf der bereits erstellten FV Überschrift. Dies gilt im übrigen auch für alle anderen Verzeichnisse, z. B. dem Abbildungs- oder Abkürzungsverzeichnis.

Unterschiedliche Layoutformate

Unterschiedliche Layouts innerhalb eines Kapitels, die sich auf mehrere Absätze beziehen, sollten innerhalb eines fortlaufenden Absatzes stehen. Dies eröffnet die Möglichkeit, über Datei >> Seite einrichten >> Papierformat >> Querformat einer einzelnen Seite im Dokument das Attribut Querformat zuzuweisen. Leider ist es nicht möglich die Kopf- und Fußzeilen dennoch im Hochformat und somit entsprechend der anderen Abschnitte beizubehalten. [Ein Ausweg könnte eine seitengroße Tabelle mit vertikalem Text sein.]