Dokumentvorlagen

In der Dokumentvorlage (*.dot-Datei) werden Formatierungs- und Layoutangaben gespeichert, die das gesamte Dokument betreffen, z. B. die Formatvorlagen, Autotexte oder Makros. Somit wird sichergestellt, dass alle Dokumente derselben Textsorte ein einheitliches Erscheinungsbild haben. Zudem lassen sich Änderungen global durchführen, da nur noch in der Dokumentenvorlage Änderungen notwendig sind, die sich dann automatisch auf alle Dokumente auswirken, die auf dieser Vorlage beruhen.

normal.dot

Standardmäßig arbeitet Word mit der Dokumentenvorlage normal.dot – sie sollte lediglich zur Grundlage einer eigenen dot dienen, da sich Änderungen in der normal.dot auf alle (bestehenden) Dokumente auswirken, die auf der normal.dot beruhen. Wenn die Standardvorlage von Word (normal.dot) zerschossen ist, diese im Explorer komplett löschen. Word erzeugt diese Datei beim nächsten Öffnen neu.

Sämtliche dot-Dateien werden im Vorlagen-Ordner von Windows gespeichert. (Der genaue Speicherort variiert auf verschiedenen Systemen) Über Extras >> Optionen >> Speicherort für Dateien >> Benutzervorlagen kann jedoch ein alternativer Speicherplatz für die Vorlagen ausgewählt werden.

Erstellen einer dot

Der einfachste Weg besteht darin, das aktuelle Dokument nicht wie gewohnt als *.doc, sondern als *.dot abzuspeichern. Über Datei >> Speichern unter >> Dateityp Dokumentenvorlage auswählen. Allerdings wird auf diese Weise auch der gesamte Text des Dokuments in der Dokumentenvorlage gespeichert. Will man von vornherein eine eigenständige dot erstellen, so führt der Weg über Datei >> Neu >> Neu erstellen >> Vorlage direkt zu einer neuen Dokumentvorlage, die auf der normal.dot beruht. Wie oben dargestellt, können nun alle benötigten FV angelegt werden – hierzu braucht theoretisch kein Text eingegeben werden. Wie gewohnt speichern und somit steht eine neue dot zur Verfügung.

Verwenden einer dot

Wenn die dot im Vorlagenordner von Windows gespeichert wird kann man über Datei >> Neu diese dot direkt aufrufen, allerdings wird dann ein leeres Dokument erstellt, dem die gewählte dot zu Grunde liegt.

Wie findet man heraus, welche dot benutzt wird?

Über Extras >> Vorlagen und Add-Ins gelangt man zum Dialogfenster Dokumentvorlagen und Add-Ins: (In diesem Fall: Normal.dot)

Oben wird angezeigt, in welchem Ordner die dot gespeichert ist. Der Button Formatvorlagen automatisch aktualisieren ermöglich es im Nachhinein Änderungen in den einzelnen FV in allen Dokumenten durchzuführen, die mit der jeweiligen dot verknüpft sind.