Abbildung Das Dialogfenster Formatvorlage
Formatvorlagen effektiv einsetzen
Die zahlreichen Buttons in der standardmäßigen Einstellung der Symbolleisten suggerieren dem Nutzer einfache und schnelle Formatierungsmöglichkeiten. Wird aber ein längeres Dokument – etwa eine Diplomarbeit oder ein Benutzerhandbuch – erstellt, so werden immer wieder dieselben Formatierungen für funktional gleiche Textteile verwendet. Beispielsweise sollen alle Überschriften erster Ordnung immer in der Schriftgröße 14 und fett formatiert sein.
Direktformatierung vs. Formatvorlagen
Die direkte Formatierung ist auf den ersten Blick am einfachsten, wird aber zur Qual, wenn manuell Änderungen durchgeführt werden müssen. Als effektive Arbeitserleichterung bietet Word die Funktion der Formatvorlagen (FV). Die Grundeinstellung verfügt bereits über einige FV, sinnvoll ist es jedoch sich individuelle FV für seinen eigenen Textsorten zu erstellen und diese in einer Dokumentenvorlage (*.dot) zu speichern.
Absatzformatvorlage vs. Zeichenformatvorlage
In der Formatvorlage werden alle Attribute eines Absatzes oder Zeichens gespeichert. Man unterscheidet also zwischen Absatzformatvorlagen und Zeichenformatvorlagen. Attribute sind alle Einstellungen aus dem Bereich Format:
Vorteile
Die Vorteile der Formatvorlagen liegen auf der Hand. Sowohl bei der Erstellung, als auch bei der Änderung wird viel Zeit gespart und gleichzeitig sichergestellt, dass das Dokument einheitlich gestaltet wird. Die Verwendung von Formatvorlagen ist auch unerlässlich zur Halbautomatisierung des Dokuments: Erstellung von Verzeichnissen, referenzierte Kopfzeile oder die Verwendung von Querverweisen.
Formatvorlagen-Kontrolle
Zur besseren Kontrolle sollten die sogenannten nichtdruckbaren Zeichen am Bildschirm sichtbar gemacht werden. Dazu muss der Button ¶ (¶ ein/ausblenden) in der Symbolleiste aktiviert sein. Leer-stellen zwischen den Wörtern und die Absatzendemarke werden in der Normal- und Layoutansicht sichtbar.
In der Normalansicht über Extras >> Optionen >> Ansicht >> Breite der Formatvorlagenanzeige mindestens 2 cm eintragen. Neben dem Text erscheint eine neue Spalte, die für jeden Absatz die verwendete FV anzeigt.
Erstellen einer FV
Über Format >> Formatvorlage gelangt man zum Dialogfenster Formatvorlage:
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Abbildung Das Dialogfenster Formatvorlage | |
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Über den Button Neu ... erreicht man das folgende Dialogfenster:
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Abbildung Das Dialogfenster Neue Formatvorlage | |
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Den vorgeschlagenen Namen Formatvorlage1 sollte man durch einen griffigeren Namen für die jeweilige Formatvorlage ersetzen. Schnell ergeben sich beim standardisierten Arbeiten zahlreiche FV, die es auseinander zu halten gilt. Der Formatvorlagentyp gibt an, ob es sich um eine Absatzformatvorlage oder eine Zeichenformatvorlage handelt. Unter Basiert auf wird festgelegt auf welcher bestehenden FV die neue FV basieren soll. (d. h. attributidentisch mit der basierenden ist, ausgenommen die spezifischen Einstellungen in der neuen FV). Im Dropdownmenü Formatvorlage für nächsten Absatz wird die FV für den nächsten Absatz ausgewählt. Erfahrungsgemäß folgt der FV Überschrift 1 normaler Text, der mit der FV normaler Text formatiert ist.
Format
Der Button Format führt zu den bekannten Attributgruppen, die für die gewählte Formatvorlage eingestellt werden können. Nach der Zuweisung der Attribute mit OK und OK bestätigen.
Ändern einer FV
Im Dialogfeld Formatvorlage die zu ändernde FV auswählen und dann den Button Bearbeiten. Hier stehen alle Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung wie bereits bei der Erstellung neuer Formatvorlagen. Nachdem alle Attributänderungen durchgeführt wurden, kann das Dialogfeld mit Schließen oder Zuweisen verlassen werden. Zuweisen bewirkt, dass der Absatz, in dem momentan die Einfügemarke steht, mit der aktuell bearbeiteten FV formatiert wird. Mit Schließen werden die Änderungen in der FV gespeichert.
